Одлучи: Барање за предлог или барање за понуда
Барање за предлог (RFP)
РФП се користи за услуги или сложени производи каде што квалитетот, услугата или конструираниот финален производ ќе бидат различни од секој продавач кој ќе одговори.
Барање за понуда (RFQ)
Барањето за прибирање понуди се користи за стоки, едноставни услуги или едноставни / поедноставни делови со малку или без простор за диференцијација на производи или услуги помеѓу одговорите на продавачите. Точките за преговарање може да вклучуваат распоред за испорака, опции за пакување итн.
Цели на RFP или RFQ
- Добијте детални предлози за да го оцените одговорот на секој продавач за да се исполнат најдобрите интереси на вашата компанија на сите фронтови
- Подобрување на конкурентната природа на процесот на избор на продавач за да се преговара за најдобар можен договор
- Осигурајте се дека ќе бидат исполнети интересите на сите чинители во вашата компанија и ќе се постигне консензус
- Ја става вашата компанија во контрола на целиот процес на избор на продавач и ги поставува правилата за селекција однапред
- Започнува градење на партнерство помеѓу вас и продавачот од самиот почеток
Деловите на Барањето за предлог или Барањето за понуда
RFP или RFQ треба да ги содржи следните делови. Имајте на ум дека секој документ ќе биде различен во зависност од видот на компанијата и производ што го барате.
Прилагодете го секој дел за вашите индивидуални потреби.
- Детали за поднесување
Рокови, поштенска адреса на вашата компанија, контакт лице за прашања и појаснувања - Вовед и Извршно резиме
Напиши го овој дел последен откако целиот документ е завршен. Ова се користи за да им обезбеди на потенцијалните добавувачи краток преглед на вашата компанија и барањата за вашиот производ или услуга. - Преглед на бизнисот и позадина
Дајте краток преглед на вашиот бизнис, производи и пазарниот сектор на кој ќе се грижите. Ова ќе им помогне на вашите потенцијални продавачи да разберат кои бизнис потреби ги барате од процесот на селекција на добавувачи. Исто така, обезбеди важни информации за позадината што ќе имаат корист од продавачот при реагирање. - Детални спецификации
Ова треба да биде најдолгиот дел од документот. За RFP, ќе ги содржи квалитативните мерки и барања кои ќе ја водат одлуката за избор на продавач. За Барање за прибирање понуди овој дел треба да ги обезбеди квантитативните мерки што ќе ги барате во одговорот на продавачот. Примерниот критериум вклучува:- Цртежи на производи
- Инженерски толеранции
- Нивоа на услуги
- Пресвртници
- Испораки и временски рокови
- Технички или деловни барања
- Софтверска функционалност
- Хардвер барања
- Претпоставки и ограничувања
Сите претпоставки и / или ограничувања кои треба да бидат свесни за потенцијалните продавачи мора да бидат наведени овде. Неуспехот да се биде искрен и однапред со продавачот ќе ја отвори вратата за повторно преговарање на договорот подоцна и ја отвора можноста за затегнување на врската што ја имате со вашиот продавач. Можни теми се патните трошоци, трошоците за надградба / модификација, лиценцирачките права итн. - Правила и услови
Сите услови на договорот мора да бидат наведени со цел продавачот да направи фер и искрен одговор. Тие можат да вклучат опции за финансирање, должина на договорот, опции за обновување, гаранции, казни за испорака, нивоа на услуги итн. - Критериуми за избор
Конечниот дел треба да биде преглед на критериумите за избор што ќе ги користите за да ја донесете вашата одлука. Некои компании претпочитаат да ги чуваат овие информации целосно доверливи; додека други компании веруваат дека ова ќе им помогне на потенцијалните продавачи да се фокусираат на она што е важно за вашата компанија.
Дистрибуирајте го RFP / RFQ до избраните добавувачи
Конечно, составувајте писмо и испратете две копии од вашиот RFP или RFQ на секој продавач што го избравте од вашиот процес на пребарување. Осигурајте се дека се вклучени соодветни информации за контакт со цел да се обезбеди помош за секој продавач на кој тоа му е потребно.