Затворање на канцеларија одмор: известување на вработените, купувачите и продавачите
Бидете сигурни дека ќе ги известите клучните засегнати страни во вашата компанија најмалку две до четири недели пред време. Вработените можат да бидат известени / потсетени со користење на вметнете во нивната плата. Клиентите можат да бидат известени на вашата веб-страница и преку вашата автоматски придружна порака на вашиот телефонски систем. Производителите (особено оние со повторливи распоред за испорака) можат да бидат известени преку е-пошта или преку редовна поштенска пошта.
Извести го персоналот / службата за безбедност
Испратете белешка до вашиот безбедносен персонал или службата за обезбедување кои ги известуваат за датумите на затворање. Осигурајте се дека вашата листа за контакт за итни случаи е ажурирана со клучните телефонски броеви на вработените.
Променете автоматски придружен поздрав
Распоред на вашиот автоматски придружник поздрав на вашиот телефонски систем за да се одрази дека канцеларијата е затворена. Бидете сигурни дека исто така наведете кога канцеларијата повторно ќе се отвори. Ако обезбедите служби за итни случаи (на пр. Греење и ладење, водовод и сл.), Ве молиме да ги известите вашите повикувачи како да стигнат до вашата телефонска служба или вашиот мобилен телефон за време на исклучувањето.
Известувај ја службата за одговор
Ако користите услуга за одговарање, осигурајте се да ги известите за датумите кога канцеларијата ќе се исклучи и да бидете сигурни дека вашата контакт листа е ажурирана со телефонски броеви на вработените кои ќе бидат на повик.
Променете ги поздравите од говорната пошта и креирајте автоматски одговор
Ако Вашиот телефонски систем им овозможува на надворешните повици директно да ѕвонат директно на клупите на вашите вработени, тогаш треба да бидете сигурни дека тие користат привремено поздравно поздравување или "надвор од канцеларија", кое му овозможува на повикувачот да знае дека не е во канцеларијата.
Вашите вработени, исто така, треба да му овозможат на повикувачот да знае кога ќе се врати и што да направи ако им е потребна итна помош додека канцеларијата е затворена за одмор. Покрај тоа, не заборавајте да креирате Out-office e-mail автоматски .
Намалете го термостатот
Заштедете енергија и пари со враќање (или репрограмирање) на вашиот канцелариски термостат за време на исклучувањето.
Резервни копии на сервери
Ако имате критични компјутери и сервери, осигурајте се дека резервниот циклус работи правилно пред и по исклучувањето. Намалете ја вашата изложеност на катастрофа со закажување на вашата офсајт резервна копија за рано пикап, наместо да чекате по завршувањето на одморот да заврши.
Исклучете ја канцеларијата
- Десктоп светилки
- Копирни машини
- Калкулатори
- Надземни светла
- Шредери
Исклучете ги компјутерите и периферните уреди
- Компјутер
- Монитор
- Скенер
- Печатач
НЕ Вклучете
- Факс машини
- Телефонски систем
- Серверски компјутери
- Грејачи / Светлини за резервоари за тропски риби