Фактура, понекогаш именувана како фактура за продажба, е документ испратен од добавувач на производ или услуга до купувачот. Фактурата утврдува обврска на купувачот да плати, создавајќи побарувачка за сметка . Со други зборови, фактурата е писмена верификација на договорот помеѓу купувачот и продавачот на стоките или услугите.
Фактурите се важен дел од сметководствениот систем на вашиот бизнис и сметководствениот систем, бидејќи тие ги снимаат трансакциите за продажба.
Што вклучува фактурата?
Вообичаените делови во фактура вклучуваат:
- Датумот кога фактурата е креирана. Не заборавајте ова! Датумот на фактурата го започнува часовникот да тика на клиентот. Ако имате услови (временско ограничување за плаќање), сакате да го вклучите датумот за да знаете секој ден кога се плаќа исплатата.
- Имиња и адреси на купувачи и добавувачи. Ако ја создавате сметката во сметководствениот софтвер, можеби ќе ви треба само е-адреса на клиентот, но сепак е добра идеја да се собере и да се вклучи физичката адреса, во случај да ви треба да испратите вистинско писмо или документ.
- Контакт имиња на поединци во двете бизниси (или бизнис и индивидуални). Тоа е добро правило за односи со купувачи, за да бидете сигурни дека правилно ќе ги напишете имињата.
- Опис на купени предмети , или производи или услуги, вклучувајќи ги и цените и количините. Често ќе имате описи на стандардни предмети и броеви за инвентар. Но, бидете колку што е можно поконкретни и детални, кога ќе ја креирате фактурата. Ова ја избегнува конфузијата и "не знаев" прашања.
- Услови на плаќање. На пример, давателот може да определи "нето 30 дена", што значи дека целиот износ се должи во рок од 30 дена.
Како да фактурирате клиент
Може да користите софтвер за деловно сметководство на интернет , или можеби користите предпечатена фактура што ќе ја завршите. Процесот функционира на ист начин како за процесите на фактурирање.
Ќе подготвите фактура само откако ќе го испратите или испорачате производот или услугата на купувачот.
- Започнете со идентификување на клиентот . Во некои случаи, можеби ќе сакате да идентификувате под-клиент или работа во досието на тој клиент.
- Вклучете ги претходните броеви за документи поврзани со оваа продажба, вклучувајќи било која нарачка или договор за продажба или проценка.
- Идентификувајте ги предметите што се продаваат и испорачуваат . Обично, ќе го вклучите името на производот или услугата, количината (или времето, за услугите) и стапката (по ставка или на час). Ако користите онлајн-софтвер, се пресметува вкупниот износ за секоја ставка. Ова е местото каде што можеби ќе треба да класифицирате ставка како " нарачана назад ".
- Секоја ставка добива сопствена линија, а се додаваат вкупно сите линии.
- Следно, ќе ги вклучите информациите какви било депозити веќе направени од клиентот или какви било попусти кои се применуваат на оваа фактура.
- Можеби ќе сакате да им понуди на клиентите различни начини на плаќање, најверојатно давајќи попуст за плаќање во готово.
- Вклучете ги условите за испорака за испратени производи. Постојат два вида: точка на испраќање FOB или FOB дестинација. (F OB значи "слободен на одборот". ) Ако условите се FOB превозот точка, спонзор (тоа е продавачот) плаќа превозот. Ако условите се FOB дестинација, купувачот плаќа превозот. Исто така, добра идеја е да се забележи дали клиентот го зема предметот или предметите, во случај да има какво било прашање за примената на предметот.
- Вклучете ги условите за продажба. Тоа е, кога сакаш купувачот да плати и дали ќе дадеш попуст за предвремено плаќање? Условите се изразени вака 2/10 Нето / 30. Тоа значи дека ќе добиете попуст од 2% ако плаќањето е добиено во рок од 10 дена, а целиот биланс се должи за 30 дена.
Фактурите може да се праќаат или испраќаат по е-пошта или да испраќаат факсови до клиентот.
Кога купувачот плаќа, бројот на фактурата треба да се забележи на потврдата за продажба и да се совпаѓа со потврдата за продажба во вашиот сметководствен софтвер, па затоа е јасно дека фактурата е платена. Плаќањето го зема ненаплатениот износ од вашата сметка за побарувања.
Фактури наспроти нарачки за нарачка
Фактурите понекогаш се мешаат со налозите за купување . Нарачките за нарачка (ПО) се пред трансакцијата, а фактурите се по трансакцијата. Нарачките за набавка регистрираат нарачка од страна на клиент на продавач или добавувач.
Фактурата, од друга страна, ја евидентира приемот на производот или услугата и, како што е наведено погоре, условите за плаќање. Нарачките за нарачка се користат од страна на многу компании како дел од процесот на одобрување. Некои компании бараат нарачки за нарачки за производи или услуги во одредена сума.
Фактури наспроти сметки
Разликата помеѓу фактурата и сметката е фокус и гледна точка. Фактурата е создадена од страна на добавувачот, и тоа е изјава за услуги или производи произведени и доставени до клиент, вклучувајќи го и износот што го должи. Фактура може да биде креирана пред или по добивањето на производот или услугата. Вообичаено е фактурата да биде вклучена со производи што се испорачуваат, па примачот може да ги провери предметите за да бидете сигурни дека тие се таму.
Предлог-закон е барање за плаќање. А сметка обично се смета од гледна точка на клиентот. Често е да се добие сметка без фактура, како во ресторан или продавница за малопродажба. Предлог-законот обично се дава со очекување на итно плаќање.
Некои примери на фактури
Оваа примерочна фактура вклучува канадски информации, но ќе ви даде идеја за тоа што вклучува фактура .
Еве неколку упатства за создавање на фактура.