Уште поважно, неопходно е да се обезбедат информации за тоа како да се контактирате со некого во бизнисот додека сте далеку.
Тоа би било многу фрустрирачко за клиентот да се сврти и да не знае како да ве контактира. Не е важно дали вашата позиција е во продажба, услуга или дури и развој на производи. Сите повици на купувачи се важни и треба да се посетуваат на професионален начин.
Содржината на e-mail алармирање на клиенти и колеги кои се обидуваат да комуницираат со вас преку е-пошта треба да бидат во согласност со содржината на гласовната порака што ќе ги поздрави повикувачите. Ако користите Outlook 2010 и сте поврзани преку Microsoft Exchange сервер, прво кликнете на табулаторот File, потоа кликнете на иконата Automatic Replies (Автоматски одговори).
Ова потоа ќе започне со процесот на создавање на привремена е-пошта која ќе биде испратена до сите кои испратија е-порака додека сте надвор од канцеларија. Автоматскиот одговор е испратен затоа што ја овозможивте оваа привремена порака. Список од чекори по чекори на инструкции за креирање на оваа е-пошта може да се видат тука: Out of Office email за Outlook Exchange
Ако не сте поврзани преку Microsoft Exchange сервер, процесот е малку поинаков бидејќи нема икона "Автоматски одговори" на овие типови сметки за е-пошта. А чекор по чекор водич за создавање на овој ист тип на е-пошта за корисници кои не се во можност за размена може да се видат тука: надвор од Office за сите други
Следниот чекор е да ја креирате содржината на е-поштата која ќе биде испратена до сите што ќе ви испраќаат е-пораки додека сте далеку од канцеларијата. Оваа е-пошта треба да покаже колку долго ќе излезете од канцеларија, како може да се достигне за време на вашето отсуство (ако е соодветно) и кој во бизнисот ќе се јави наместо вас, ако не сакате да бидете достигнати во вашето време далеку од канцеларија.
Пример:
Здраво,
Благодарам за вашиот меил. Јас во моментов немам канцеларија и ќе се вратам во понеделник, 1 декември. Ќе имам ограничен пристап до е-пошта во ова време, па затоа мојот одговор можеби е малку одложен. Ако ви треба итна помош, ве молиме пратете е-пошта до мојот асистент, Барбара Колсон. Нејзината е-адреса е bcolson@xyz.com.
Среќни празници!
Шахира
Microsoft нуди шаблони и други примери кои може да се најдат тука: Out of Office шаблони и примери. Не заборавајте да ја исклучите оваа привремена порака кога ќе се вратите во канцеларијата, инаку, секој што ќе ви испрати е-пошта откако ќе се вратите во канцеларијата, ќе продолжи да ја прима истата порака.
Сега кога сте ја создале појдовната е-пошта, создавање на слична, конзистентна појдовна гласовна порака која ги поздравува сите ваши повикувачи е лесна. Користете ги истите зборови од е-поштата, референца со кого треба да се контактира во ваше отсуство и да се напише кога ќе се вратите.
За гласовна порака, потребно е да го обезбедите телефонскиот број на лицето, наместо нивната е-адреса.
Пример:
Здраво,
Сте стигнале до бирото на Шахира Рајнери. Ве молам, слушајте ја целата порака. Јас ќе бидам надвор од канцеларијата до понеделник, 5 јануари. Ако ви треба итна помош, ве молиме јавете се на мојот помошник, Барб Колсон. Нејзиниот телефонски број е 212-555-xxxx.
Со нетрпение очекувам да разговарам со вас кога ќе се вратам. Благодарам.