Продавачот ќе произведе понуда врз основа на нејзиното разбирање на барањата наведени во RFP, а конкурентските понуди ќе бидат оценети за да произведат или избор на победничкиот продавач или кратка листа на добавувачи кои потоа ќе доставуваат презентации до компанијата .
Дефинирање на Барањето за предлог документ
Документот за RFP е од клучно значење за добивање на продавач кој може да ги исполни бизнис барањата на клиентот. Ако документот е погрешен, или со двосмислени барања, недостасува барања, или неразумни барања за продавачот , тогаш процесот RFP ќе доведе до нецелосни понуди, или во некои случаи, нема никакви понуди. Производителите не се обврзани да поднесуваат понуди за секој RFP што го добиваат, па дури и ако тие можат да ги исполнат барањата за RFP, тие можеби немаат капацитет да ги испорачаат барањата навремено. Подоцна често се наоѓа кога клиентот испраќа RFP до помалите продавачи, кои можат да бидат лидери во својата област, но немаат средства или капацитет да ги исполнат потребите на купувачот.
Секој RFP ќе биде различен врз основа на барањата што се дефинирани и специфичните потреби на клиентот. Дури и во рамките на истата компанија, документот RFP може да се разликува во фокусот во зависност од основните барања. За некои RFPs фокусот може да биде на цена, додека други може да се фокусираат на времето на испорака или на барањата за квалитет за потребните предмети.
Специфични карактеристики на документот RFP
Постојат некои карактеристики на документот RFP кои се потребни. На пример, секој RFP треба да има одреден датум и време на кој клиентот бара од сите потенцијални добавувачи да поднесат понуда. Ако понудите се доставени по тој датум, тие треба да бидат отфрлени. Ако продавачот не може да поднесе понуда на време, тогаш ова би можело да укаже на можно прашање со организацијата, а можеби и загриженост за испораката.
Сепак, клиентот мора да им даде на продавачите доволно време за да поднесат понуда. Ако барањата се особено сложени, продавачите можеби ќе треба да соберат тим за одговор за да ги срушат барањата во области што можат да ги разберат, а потоа да соберат понуда. Ако временската линија дефинирана во RFP е премногу кратка, одговорите може да бидат побрзаа и продавачите може да се погоди за комплексноста на проектот, наместо целосно да го разберат. Ова ќе доведе до неточни понуди и потрошен процес на RFP.
Документот RFP треба да го наведе процесот ако продавачите имаат дополнителни прашања за барањата наведени во RFP. На продавачите не треба да им биде дозволено да се јават на купувачот бидејќи тоа може да доведе до тоа еден продавач да добие дополнителни информации што им дава конкурентна предност.
Најдобро е да организирате конференциски повик, така што претставниците на секој продавач можат да побараат и да ги слушаат прашањата упатени назад до клиентот. Ова обезбедува правичност во процесот на наддавање.
Документот за RFP, исто така, мора јасно да го специфицира форматот на RFP-от одговорите на продавачите. Ако ова не е јасно дефинирано, ќе бидат испратени одговори кои се во различни формати и би било невозможно да се споредат понудите на продавачот. Формат на одговор треба да идентификува што е потребно од продавачот во секој дел, како што се референци, резимеа на потенцијални членови на тимот, документ со разбирање на понудувачите за барањата и формат за цените. Ако секој продавач се придржува до правилниот формат на одзив, ова ќе ја олесни споредбата на понудите.