Што вработен движат трошоци треба да плати
Најдобро е да се држите со надоместување на само оние трошоци за движење што ги одобри УЈП како одбитоци од даночната пријава на вработените.
Според УЈП , само одбиваат да се намалат трошоците за движење за вработените
"разумни трошоци на:
Преместување на предмети за домаќинството и лични ефекти од поранешниот дом во новиот дом, и
Патување (вклучувајќи сместување) од поранешниот дом во новиот дом.
Надоместот на непризнаените трошоци секогаш се оданочува на работникот, дури и ако надоместокот може да се квалификува како одговорен план (како што е опишано подолу).
Даночните импликации на надоместоците за движење на вработените
Општо земено, секое плаќање кое го вршите на вработените се оданочува, а трошоците за движење на вработените се сметаат за оданочувачка корист. Но, постои начин да се направи корист да не се оданочува на работникот.
Ако сакате трошоците за движење на вработениот да не се оданочуваат на вработениот (IRS го користи терминот "исклучен" од оданочување), мора да ги платите преку она што IRS го нарекува одговорен план .
Во овој случај, вработениот плаќа за трошоците и ги надоместува.
За да се исполнат критериумите за одговорен план, трошоците мора да се поделат и да се платат само конкретни трошоци. Трошоците мора да бидат и за деловна цел.
Вработениот мора да има платени или направени одбитни трошоци додека ги извршува услугите како вработен во вашата компанија. Можеби ќе треба да документирате дека овој потег е потребен од вашиот бизнис.
Исто така постојат и неколку сметководствени процедури кои мора да се следат со цел да се плати надоместот
- Вработениот мора " соодветно да ги пресметува овие трошоци во разумен временски период". Тоа е, вработениот мора да ви даде сметки за сите трошоци.
- Ако го давате на работникот аванс на овие трошоци, работникот мора да го врати вишокот пари во разумен временски период.
На пример, да речеме дека плаќаш 5000 долари за трошоци и вработениот ви дава сметки за 3.660 долари. Вработениот мора да ви даде проверка за состојбата ($ 1350). Ако не се исполнети сите критериуми за одговорниот план, планот не е одговорен план. И " надоместоците за ненадоместливи трошоци " (на работникот) и надоместоците за разни или неодредени трошоци се оданочуваат на работникот.
Само да биде апсолутно јасно: сите надоместоци направени на вработените според неодговорни план мора да се третираат како оданочени (вклучувајќи задржување), дури и ако надоместот е за трошоци кои се одбиваат на работникот. И сите плаќања кои не се потврдени со потврди, дури и ако тие се дел од одговорниот план, се оданочуваат и подлежат на задржување.
Задржување на даноци на плати за исплата на трошоци за вработените
Доколку плаќањата се извршени според критериумите за одговорниот план и се исполнети сите неопходни услови, исплатите на вработените за трошоците за пренос не подлежат на задржување.
Плаќањата за движење на трошоци кои не се направени според критериумите за одговорен план (опишани погоре) подлежат на задржување на федералните даноци на доход, даноците на FICA (социјално осигурување и Medicare) и федералните даноци за невработеност.
Известување за движење на трошоци на вработениот W-2 образец
Ако надоместот на работникот ги исполнува сите услови на одговорниот план, како што е опишано погоре, не мора да ги вклучувате овие надоместоци на работникот W-2. Ако вработениот ви даде адекватно сметководство за трошоците, но вишокот не се надоместува, ќе треба да проверите со вашата услуга за платен список или да подготвите даноци за да одредите како да ги пријавите даночните и неоданочивите износи. Мора да го пријавите износот на оваа корист кога ќе го комплетирате годишниот извештај за данокот W-2 за работникот за претходната година.
Патриот Софтверот обезбедува повеќе појаснувања за тоа како овие трошоци се внесуваат на W-2 форма на вработениот. Ние ќе го искористиме погоре примерот, каде што вработениот добива 5.000 долари за трошоци за движење, има потврди за 3.660 долари и ги задржува останатите 1.350 долари. Износот што работникот го задржува е оданочен на работникот. Ќе претпоставиме дека оваа исплата се врши според условите за одговорен план, како што е опишано погоре:
- Оданочните 1.350 долари се вклучени во рамката 1 на W-2 (и во рубриките 3, 5 и 16, доколку се оданочува државата или градот).
- Сојузните и државните даноци за задржување на данок и даноците на FICA мора да се пресметаат за да се оданочуваат 1.350 долари и да бидат вклучени во соодветните кутии на W-2.
- Мора да го вклучите $ 3,660 (износот што е еднакво на потврдената сума (на пример, дел кој не може да се прилагоди) во полето 12 од формуларот W-2 со користење на шифрата "L."
За повеќе детали за тоа како функционира, видете ја ИРС Публикација 15 (Циркулар Е).
Давање екстра пари за вработените за трошоци за движење
Некои бизниси им даваат на вработените одредена сума за трошоците за движење, во зависност од видот на движење и растојанието. Плаќањето се уште може да се одбие на вашиот бизнис како деловна сметка.
Ако сакате да му дадете пари на вработените за префрлање на трошоците и да му дозволите на вработениот да одлучи како ќе се потрошат овие пари, имате план кој не е пресметан, според регулативите на УЈП. Во овој случај, како што е наведено погоре, ако не сакате вработениот да мора да покаже сметки, целата исплата се оданочува на работникот како корист. Покрај тоа, федералниот данок на доход и данокот на FICA мора да се задржат при плаќањето.
Во овој случај, можеби ќе сакате да додадете дополнителен износ на исплата за да му помогнете на вработениот со дополнителни даноци што мора да се платат. Ова се нарекува "заработувачка" чек, и тоа е направено за да му се даде на вработениот точен износ на плаќањето, по даноци.
На пример, ако платите на вработен во износ од 2.000 долари во трошоците за движење, можете да направите пресметка на бруто-нагоре за да дадете повеќе од 2.000 долари за да ги покриете дополнителните даноци. Патриот Софтвер има калкулатор кој може да ви помогне со ова.
Работните трошоци за вработените се намалени
Плаќањето на трошоците за движење на вработените е деловен трошок за вашиот бизнис. Вработените да ги намалуваат одбитоците за трошоците за вработените треба да бидат ограничени на оние кои работникот може да ги одземе на својата даночна пријава. Тоа значи само трошоците за пренесување на предмети за домаќинството и за патни трошоци на новата локација за вработениот и неговото или нејзиното семејство.
Раскажување на вработените за планот за надомест на трошоците за движење
Како и кај сите други користи за вработените, сите вработени мора да се третираат исто. Можете да поставите критериуми за квалификација за планот според типот на вработениот (на пример, плата наспроти час), но не можете да му дадете еден вработен во истата класификација повеќе од оваа корист од друга.
Секогаш е добра идеја да се стави овој вид на корист во писмена форма и да се вклучи во вашите комуникации со вработените. Прирачникот за вработените или упатството за политики и процедури е добро место за опишување на планот. Не заборавајте да вклучите информации за даночните импликации од оваа корист.
Помагање на вработените со нивните одземени трошоци
Освен ако не сте квалификуван изготвувач на даноци , даночните совети за вработените за одбивање на данокот на доход не е добра работа. Охрабрете ги вашите вработени да добијат професионални даночни совети или да користите професионален софтвер за данок . Еве неколку работи што можете да ги направите за да им помогнете на вработените да ја разберат оваа придобивка за трошоците и како тоа ќе влијае на нивните даноци:
- Дајте им на вработените пакет за преместување на работното место, кој објаснува како и кога трошоците за движење ќе бидат надоместени од вашата компанија.
- Дајте им на вработените можност да го променат нивното задржување (на образецот W-4 ) за да го земат предвид првичното исплата на надоместокот.