Ако вашиот бизнис има одговорен план, надоместокот за одредени деловни трошоци не се оданочува на работникот. Ако планот за исплата на деловни активности не е во согласност со барањата на IRS за одговорниот план, овие надоместоци се оданочуваат на работникот, а за овие плаќања мора да се примени задржување на федералните даноци на данок и даноци на плати.
Покрај тоа, вие како работодавачот мора да ги пријавите овие исплати на образец W -2 на работникот.
Одговорните планови може да вклучуваат надомест за голем број различни трошоци за вработените, вклучувајќи:
- Патни трошоци на вработените, вклучувајќи ги и оброците и забавата,
- Набавка на алатки и опрема, и
- Вработени трошоци за домашна канцеларија.
Одговорен план, исто така, мора да вклучува постапка со која се бара вработените да ги вратат вишокот надоместоци (оние што се поголеми од дозволените износи) на работодавачот. Ако работодавачот постави и одржува одговорен план, патните трошоци на вработените не треба да се третираат како оданочив приход.
Дозволи План Барања
Со цел да се смета за "одговорни план" од страна на УЈП, вашиот аранжман мора да содржи СИТЕ од следниве:
- Трошоците мора да имаат деловна врска ; односно, тие мора да биле платени или направени при вршење услуги како вработен.
- Вработениот мора соодветно да ги евидентира на работодавачот овие трошоци во разумен рок. Мора да барате од вработените да ви дадат детални информации за овие трошоци, вклучувајќи датум, време, место, износ и деловна намена за трошокот.
- Мора да побарате вработениот да ги врати вишокот на надоместоци во разумен и определен временски период, во зависност од околностите
Ако сите три од овие барања не се исполнети, планот се утврдува од страна на УЈП да не биде одговорна, и сите трошоци на вработените кои ги надоместува вашиот бизнис се оданочуваат на работникот.
Вишок на надоместоци
Вишокот надомест е надомест поголем од дозволените износи. Ако работникот не ги врати вишокот на надоместоци во разумен временски период, овие вишок на износи се оданочуваат на работникот. Најчестата околност ќе биде случај во кој ќе му дадеш на работникот однапред пред да замине за патување, а нејзините трошоци за време на патувањето се помали од износот што е напреден.
Разумен временски период за враќање на вишокот на надоместоци се утврдува од страна на УЈП како, на пример:
- Авантура добиена во рок од 30 дена од времето на трошокот
- Вработениот доставува соодветна сметка за трошоците во рок од 60 дена откако биле платени или направени.
- Вработениот враќа вишок надоместок во рок од 120 дена откако бил платен или направен.
- На вработениот му е дадена изјава (најмалку тримесечно) што бара враќање или соодветно сметководство за извонредни аванси, а работникот се согласува во рок од 120 дена по добивањето на изјавата.
Поднесување План за одговорност до УЈП
Не, не постои услов да поднесете писмен план до УЈП. Но, треба да бидете во можност да докажете дека ги дефиниравте вашите барања за враќање на вработените за трошоци. Ќе ви треба нешто во писмена форма за да му покажете на IRS дека ви е јасно што е одговорен план и дека го работите вашиот бизнис со барањата.
Прво, треба да ги ставите овие барања во писмена форма, како дел од прирачникот за политика и постапки за вработените.
Второ, треба да ги документирате сите трансакции со вработените за нивните надоместоци на трошоците, да водите евиденција за да покажете дека се следеа сите барања од одговорниот план.
Одговорниот план влијае и бизнис даноците
Без разлика дали овие трошоци се направени во рамките на одговорни план не директно влијае на вашата способност да ги одземе овие трошоци на вашата деловна даночна пријава. Но, вие сепак мора да обезбедите соодветна документација за да докажете дека овие трошоци се поврзани со бизнисот.
На пример, за надоместоци за патување, можете да го одземете трошокот на соодветната линија на данокот за вашата деловна активност. На пример, за оброци и трошоци за забава, користете линија 24б од Распоред C (за трговци поединци или едно-членски LLC).