Сметководствените грешки се случуваат од време на време, но многу чести сметководствени грешки може да се избегнат со правилно планирање и подготовка. Сите знаеме дека вообичаено е потребно повеќе време за да се поправи грешката отколку да се добие тоа право за прв пат. Интересно, исто така е поевтино да се идентификуваат и исправи грешките на почетокот на проектот, наместо да чекаат да го поправат проблемот подоцна.
Ако го третирате вашиот бизнис како долгорочен проект, тогаш ќе сакате да бидете проактивни со тоа што ќе станете свесни за вообичаените грешки што другите ги прават и ги исправуваат рано, што не само што ќе ја зачува вашата компанија време, пари и главоболки, туку исто така ви даде конкурентна предност на пазарот со повеќе рационализирани операции и подобро задоволство на клиентите. Следниве се вообичаени сметководствени грешки кои секој КПД го видел од сопствениците на мали претпријатија.
01 - Непочитување на сметководствените процедури
Корисен чекор е да се развијат стандардизирани форми и листи за проверка за да се обезбеди конзистентност и точност. На пример, ќе сакате да документирате процес за поставување на нови продавачи.
Ќе ви треба името на продавачот, адреса, телефонски број и идентификациски број на работодавачот (EIN), меѓу другите документи како што се сертификати за осигурување , препораки или потпишани договори. Потоа ќе треба да ги внесете овие информации во сметководствениот софтвер за да може да ги обработувате плаќањата.
Ќе сакате да го одземете времето потребно за да ги разгледате информациите што ви се потребни за да се соберат од вашите продавачи, да изработите стандардизирана форма или список за проверка за да бидете сигурни дека ќе ги добиете тие информации, а потоа да имате напишана политика што може да ја следат вашите вработени.
02 - Работа без буџет
Направете буџет така што ќе имате основа за да ги оцените оперативните резултати на вашиот бизнис. Буџетите не се корисни само за ограничување на прекумерната исплата, но може да се користат за да се воспостават реални, пишани финансиски цели. Буџетите секогаш треба да бидат втемелени во реалност, но сигурно можете да го користите вашиот буџет за да поставите разумни финансиски цели, без разлика дали тоа е зголемување на приходите или намалување на оперативните трошоци.
03 - Изработка на грешки при внес на податоци
Грешки при внес на податоци се случуваат од време на време. Додека не можете да ги спречите сите грешки при внес на податоци, можете да имате политика за извршување на разни усогласувања навремено за да осигурате дека податоците се брзо откриени и може да се коригираат.
На пример, ќе сакате да извршите месечни помирувања на банките, како и побарувања и надоместоци кои треба да се платат. Исто така, можете да стартувате варијации на буџетот за да се идентификуваат можните грешки во класификацијата на приходите или расходите или периодично да ги извршувате клиентските сметки или извештаите за плаќање на добавувачи за да се осигурате дека сите приходи и расходи изгледаат разумни.
Невообичаени трансакции треба да се проверат за да се осигури дека нема грешки при внес на податоци и дека трансакциите се точни.
04 - Недостаток на резервна копија на софтвер за сметководство
Треба редовно да го поддржувате сметководствениот софтвер на вашиот бизнис и други податоци. Многу мали бизнис сметководствени софтверски програми имаат функција која ви овозможува да поставите автоматско копирање на вашата сметководствена програма.
Користи го. Треба исто така да одвоите време за двојно да ги проверувате вашите резервни датотеки, дури и да одите колку што можете да ја искористите резервната датотека за да видите дали може да го извршите вашиот бизнис како и обично со него.
Понекогаш датотеки се корумпирани; понекогаш не ги поддржувате сите податоци што ви се потребни. Една брза проверка може да ги идентификува проблемите со вашиот процес за бекап, така што ќе можете да се осигурате дека имате се што ви треба за да продолжите да работите со вашиот бизнис, ако треба да се појави потреба.
05 - Да се претера премногу
Outsourcing-от административни задачи кои не додаваат вредност за вашата компанија може да бидат предност.
На пример, даночниот сметководител е веројатно подобро обучен за даночните закони отколку што сте, па аутсорсингот на даночното планирање и подготовка на вашиот сметководител ќе ви овозможи да ја намалите даночната обврска, да ја зголемите даночната усогласеност и да ве оставите повеќе време за да посветат на приходите активности.
Многу сопственици на мали претпријатија не сакаат да делегираат одговорност на други способни професионалци, но аутсорсинг на сметководствени, правни, ИТ и други административни функции може да ги намали грешките и да ја зголеми профитабилноста ако мудро го употребувате новото време.
06 - Неуспехот правилно да се категоризираат приходите и расходите
Методот за пресметување на шаблоните веројатно не е добар избор за малите бизниси со повеќе од само неколку трансакции годишно. Сите пари што доаѓаат и излегуваат од вашиот бизнис мора да бидат доделени на соодветната категорија.
Сопствениците на бизниси кои остануваат на врвот на нивната сметководствена евиденција не наидуваат на грешки. Тие ќе знаат кој е фактуриран, колку, и дали клиентот платил или не.
Исто така, ќе најдете дека вашата годишна подготовка за данокот ќе биде многу погласна отколку да се обидувате повторно да ги составите евиденциите што ви се потребни за да го подготвите даночниот поредок на вашиот бизнис веднаш пред да се врати доходот.