Распоред на ревизијата
Најверојатно, осигурителот на компензација на вашиот работник најверојатно ќе го започне процесот на ревизија веднаш по истекот на политиката за компензација на работникот.
Може да добиете писмо од вашиот осигурител или телефонски повик од лицето кое е задолжено за спроведување на вашата ревизија. Вашиот доделен ревизор треба да ја закаже ревизијата во време што е погодно за вас. Датумот треба да биде доволно далеку во иднина што ќе имате доволно време да ги собирате информациите што му требаат на ревизорот. Побарајте од ревизорот да ви даде резиме на податоците што тој или таа ќе ги бара за извршување на ревизијата.
Имајте на ум дека вашиот назначен ревизор може или не може да биде вработен во осигурителот. Некои осигурители одржуваат внатрешен оддел за ревизија вработен со свои вработени. Други аутсорсинг на ревизорската функција на независна ревизорска фирма. Процесот треба да биде ист, без разлика дали ревизијата ја врши вработен во осигурителот или изведувачот.
Евиденција ќе ви треба
Ревизорот ќе треба разни финансиски информации за временскиот период опфатен со ревидираната политика . Еве каков тип на информации може да побарате од вас:
- Сметководствена книга
- Даночни форми, особено форми 941 и 944, работодавци Сојузна даночна пријава (квартални и годишни, соодветно)
- Евиденција за исплата на готовина
- Плаќања за услуги обезбедени од независни изведувачи. Ревизорот ќе треба да потврди дека овие работници не се ваши вработени.
- Плаќања за услуги обезбедени од подизведувачи
- Сертификат за осигурување за секој подизведувач што сте го ангажирале
- W-2 и 1099 форми
- Опис на работата за секој работник. Бидете сигурни дека точно ги опишува работните обврски.
- Опис на вашите деловни активности
- Евиденција на плати за терминот на политиката. Ревизорот ќе треба да ги провери сите извори на плати кои се обезбедуваат на секој работник (плата, бонуси итн.).
- Ограничувања на плати кои се применуваат за извршни службеници, партнери, трговци поединци и сл. Кои се опфатени со политиката
- Лист со листи за искуство
Откако ќе ги соберете потребните податоци, ќе треба да го организирате. Стави ги сите ваши записи за платен список (како што се обрасци W-2, никулци и надвремени записи) заедно, така што информациите се лесно достапни. Исто така, ставете ги сите информации поврзани со подизведувачите, вклучувајќи ги и плаќањата и сертификатите за осигурување, на едно место. Вашите напори ќе се исплаќаат, со што ревизијата ќе се олесни и побрзо.
Што е вклучено во платниот список?
Премијата за компензација на вашиот работник се пресметува со множење на стапката подолго од вашиот платен список и потоа делење на резултатот со 100. NCCI и повеќето државни службеници за надомест на штета се однесуваат на платен список како надомест . Овие термини често се користат наизменично. Двете значат монетарната вредност на услугите што ги обезбедуваат вашите вработени до вашата организација.
Трошоците што се вклучени во надоместок се разликуваат од држава до држава. Сепак, тие генерално го вклучуваат следново:
- Бруто плати и плати, вклучувајќи ретроактивни плати и плати
- Комисии. Ова ги вклучува вкупните провизии примени од страна на работникот и сите нерешенија против комисиите.
- Бонуси, вклучувајќи акции бонус планови
- Одмор, одмор и болни плати
- Прекувремена работа. Во сите, освен неколку држави, надоместот вклучува прекувремено работно време, пресметано со стапка на право време. На пример, претпоставиме дека нормалната часовна стапка на работникот е 20 долари на час. Ако работникот бил платен 600 долари за 20 часа прекувремена работа, би вклучил само 400 долари за прекувремена работа.
- Плаќањата направени од вас кои инаку би биле задржани од плати на вработените како што се бара со закон за социјално осигурување, Medicare или пензиски план
- Исплата на работници врз основа на друго работно време. Примери се парче, споделување на профит или планови за поттик.
- Плаќање или надоместоци за рачни алатки или рачни електрични алати што работниците ги користат за извршување на нивните работни задачи
- Вредност за изнајмување на стан или куќа обезбедена на работникот. Исто така, вредноста на другите сместување и оброци добиени од работник како дел од неговата или нејзината плата
- Плаќања одземени од бруто платата на работниците за пензионирање, кафетерија или заштеди
- Даноци за вработените на неосигурени поддоговарачи (видете ги коментарите подолу)
Што е исклучено од платен список?
Постојат голем број на трошоци кои обично се исклучени кога се пресметува плата за целите на овластување за осигурување на надомест на работниците. Додека овие се разликуваат од државата, тие често го вклучуваат следново:
- Совети и други награди добиени од вработените
- Отпремнина (освен за време на работа)
- Попусти на стоки купени од работодавачот
- Рефундирани деловни трошоци
- Плаќаат за активна воена должност
- Единствени надоместоци
Класификации
Една од главните задачи на ревизорот е да осигура дека осигуреникот е правилно класифициран. Системите за класификација на компензација на работниците се дизајнирани да ги категоризираат бизнисите , а не индивидуалните вработени. Ревизорот ќе ги провери операциите на вашата компанија за да утврди дали основната класификација наведена во вашата политика е точна.
Основната класификација е класификацијата која најдобро го опишува вашиот целокупен бизнис. Ова е често исто како и класификацијата на владата (класификацијата која е доделена најмногу на платен список). На пример, да претпоставиме дека управувате со продавница за машини. Некои од вашите вработени работат со стругови, додека други работат преси за вежбање или машини за штанцување. Специфичните активности што ги вршат вашите вработени може да варираат од работник до работник. Сепак, сите тие се вклопуваат во вашата основна класификација, Машинска продавница.
Некои вработени можат да вршат задачи кои бараат одделни класификации. На пример, вашата машина продавница вработува свештеник работник кој ја врши својата работа во затворен канцеларија далеку од други работници. На овој вработен, најверојатно, ќе му биде доделена класификацијата на службеник за канцелариски работи, а не на машинската продавница.
Системите за класификација на компензација на работниците се исклучително сложени. Вашиот ревизор може да го прекласифицира вашиот бизнис на начин што не го разбирате или што нема смисла за вас. Во овој случај, прашајте го ревизорот за објаснување. Ако сеуште сте збунети за промените, прашајте го вашиот агент или посредникот за помош.
Средба со ревизорот
За спроведување на ревизијата, ревизорот ќе треба да се сретне со вас или со доверлив претставник на вашата фирма. Ако ја делегирате оваа задача на некој друг, бидете сигурни дека тој или таа:
- добро го познава вашиот бизнис
- ги разбира сите фази на работењето на вашата фирма
- знае кои задачи ги извршува секој вработен
- ја разбира политиката за компензација на работниците на вашата компанија, вклучувајќи ги и класификациите што ги содржи
- разбира финансиска евиденција на вашата фирма, вклучувајќи податоци за плати, така што тој или таа може да одговори на прашања од ревизорот
Кога ќе се сретнете со ревизорот, вие или вашето назначување треба да соработувате и да одговорите на прашањата на ревизорот колку што можете. Не нудат информации кои не се бараа.
Како и многу други бизниси, вашата фирма може да ангажира офсајт-книговодствена фирма за да се справи со вашите сметководствени и платежни функции. Дали вашиот сметководител треба да се сретне со ревизијата во ваше име? Одговорот е не. Вашиот сметководител може да му обезбеди на ревизорот финансиска евиденција што му е потребна за извршување на ревизијата. Сепак, ревизорот ќе треба да ги посети вашите простории за да спроведе физичка ревизија.
Подизведувачи
Многу држави имаат закони кои наметнуваат одговорност за изведувачите кои вработуваат неосигурени поддоговарачи. Овие закони ќе се применуваат за вас ако вашиот бизнис работи како изведувач, и тоа поддоговори работи за другите.
На пример, да претпоставиме дека вашата компанија, ABC Construction, ангажира подизведувач наречен P & J Plumbing да работи со цевки во зградата која ја реновирате. Вработениот во П & Ј е повреден на работното место и се обидува да поднесе барање за надомест на работниците. Сепак, P & J не го купил покритието за надомест на работниците. Во повеќето држави, повредениот работник може да побара бенефиции според политиката за компензација на вашиот работник.
Осигурениците се обврзани со закон да обезбедат бенефиции за вработените на неосигурените подизведувачи. Така, вашиот ревизор ќе ги разгледа вашите даночни документи и побара 1099 обрасци издадени на подизведувачи. Тој или таа ќе проверат дали сте добиле потврда за осигурување од секој подизведувач што сте го ангажирале. Ако некој подизведувач кој сте го ангажирале не дал доказ за осигурување за надомест на работниците, ревизорот ќе ви наплати дополнителна премија за осигурувањето на тој изведувач.
Стапката што се наплаќа за неосигурениот подизведувач зависи од видот на работата што ја извршил подизведувачот. На пример, ако подизведувачот извршил покриви, тогаш ќе се користи стапката за важечката класификација на покриви. Стапката ќе се примени на сите или на дел од трошоците за поднаправената работа. Ако парите кои сте ги уплатиле на подизведувачот биле само за труд, тогаш целата цена (поделена со 100) ќе се користи како основа на премијата.
Изведувач наспроти подизведувач
Ако вашиот бизнис не е изведувач, дали сте одговорни за повредите што ги претрпеле вработените од независни изведувачи што ги вработувате? Одговорот е генерално бр. Изведувачот работи бизнис кој е независен од твое. Така, изведувачот е одговорен за обезбедување на надоместоци за работниците на сопствените повредени работници.
На пример, да претпоставиме дека поседувате продавница за малопродажба. Вие ангажирате Fabulous Flooring, изведувач на тротоарите, да го искинеш стариот линолеум под во вашата продавница и да го замените со нов. Вие го претставите резултатот што го сакате (нов кат) и Fabulous ја извршува работата. Чудесниот претпоставен ги надгледува работниците за тротоарите. Надгледувачот поставува распоред за работа и диктира како вработените ја извршуваат својата работа. Ако еден вработен Fabulous е повреден додека го инсталирате вашиот нов кат, Fabulous (а не вашата фирма) треба да биде одговорен за работникот.
Постојат некои ситуации кога една компанија може да биде одговорна за повреди на вработените на независен изведувач. Така, треба да инсистирате дека сите вработени на независни изведувачи обезбедуваат докази дека тие купиле осигурување за надомест на работниците.