За многу бизниси, одделот кој се плаќа за сметки не добива многу внимание, освен ако нешто не тргне наопаку. Сепак, има многу да се добие од одделот за сметки што треба да се води. Спротивно на тоа, има многу проблеми кои можат да произлезат од оној што само се намалува. Овој оддел често има огромен ефект врз готовинскиот тек на бизнисот, и постојат можности кои може да се добијат или изгубат од искористување на договорите за плаќање со добавувачите.
Добро одделот за сметки што треба да се плати треба да биде во можност да ги искористат предностите на дисконтите за волумен и предвремените плаќања, како и за утврдување на најдобриот начин да ги задржат најмногу готовина на располагање на бизнисот за други трошоци и инвестиции. Овој оддел исто така треба да биде способен да осигура дека добавувачите ги исполнуваат своите обврски врз основа на договори и договори, па ако стандардите за волумен или квалитет не се исполнети, проблемите се решаваат и се преземаат соодветни корективни мерки.
Проблеми со кои се плаќаат заеднички сметки
Иако постојат бројни можности за намалување на трошоците и ослободување на готовина, постојат и голем број пречки со кои се соочуваат бизнисите кога се обидуваат да ги постигнат овие цели. Студијата за оптимизација на сметките на Канон за 2014 година покажа дека обработка на хартија е еден од најголемите извори на проблеми за многу организации, со тоа што е потребно време за справување со фактурирањето на хартијата како најголем проблем.
Други главни извори на загриженост беа:
- Обезбедување дека плаќањата се прават на време
- Рационализирање на процесот на одобрување на фактура
- Добивање на најдобри услови за плаќање со добавувачите и обезбедување обврски на двете страни
- Справување со различни сметководствени сметки и системи за фактурирање на добавувачи
- Снимање и потврдување на безбедноста на податоците и трансакциите
Многу од наведените прашања се влошени или создадени со потпирање на фактурирање на хартија. Изгубената документација е чест проблем во многу организации, што доведува до задоцнети или пропуштени плаќања. Покрај тоа, додека голем број на бизниси се заинтересирани за дигитализација на нивните документи, поголемиот дел од снабдувачите се уште испраќаат фактури или испраќаат по факс.
Повеќето мали бизниси се справуваат со сопствените сметки се плаќаат документи, и голем дел од ова е направено рачно. Бидејќи неколку добавувачи преминале на електронско плаќање, повеќето организации трошат големи количини на работна сила рачно да внесуваат податоци и да создаваат дигитални копии од документацијата.
Употребата на хартиена документација често го успорува процесот на одобрување на фактурата, бидејќи копиите треба да се направат и доставени до соодветните членови на раководството за преглед. Кога документацијата не е лесно достапна или достапна во дигитален формат, тоа е предизвик да се анализираат податоците и да се обезбеди дека најдобрите договори за плаќање се добиваат и дека се исполнети обврските. Навремено и рано плаќање договорите за попуст може лесно да се изгубат ако бизнисите не се во можност да вршат плаќања кога се потребни, така што прашањата поврзани со документацијата може да бидат скапи.
Подобрувања и оптимизација
Поради фактот што голем број прашања поврзани со соодветното работење на одделенија кои се плаќаат треба да произлезат од истите основни причини, исто така има неколку прилагодувања кои организациите можат да ги направат, кои истовремено ќе се грижат за многу проблеми. Три од најефикасните начини на кои бизнисите можат да ги насочат своите сметки кои се плаќаат од одделни процеси се:
- Користете препознавање на знаци на објект за да ја дигитализирате документацијата
- Искористете ги онлајн порталите кои се достапни за добавувачите
- Создајте работни текстови за управување
OCR
Додека многу компании рутински ги искористуваат скенерите за да создадат дигитални копии на документацијата, ова обично вклучува само создавање на слика на документ што е зачуван на компјутер. Ова значи дека информациите сè уште треба да се внесат рачно во базата на податоци, па затоа губењето на евиденцијата е помалку проблем, сеуште е одземаат многу време.
Препознавањето на знаци на објект, или OCR, вклучува скенирање на документ и преземање на податоци од него. Овие податоци можат автоматски да се додадат во база на податоци или табеларни пресметки. Процесот на OCR помага да се намали проблемот со грешките при внес на мануелни податоци и им овозможува на информациите да се внесат веднаш штом се добива документацијата. OCR во исто време го зема вработениот како скенирање на документ за да создаде датотека со слика, и генерално не бара никакви дополнителни чекори. Per Gartner, постојат организации кои можат да објавуваат 80 проценти или повеќе од нивните фактури без вработен да мора да биде директно вклучен.
Портали на добавувачи
Рационализирањето на процесот за внесување на фактури и податоци во централизиран систем може да им овозможи на претпријатијата да создадат или да искористат интернет портал кој им овозможува на бизнисот и неговите добавувачи да ги следат нарачките, да гледаат на фактурите и да видат кога се вршат плаќања. Обезбедувањето на овие податоци достапни за голем број на поединци во една организација може да помогне да се осигури дека одделот што се плаќа за сметки има соодветен надзор и може да помогне во забрзувањето на времето потребно за одобрување на фактури. Овозможувајќи им на добавувачите пристап до порталот им овозможува на овие бизниси да поднесуваат фактури и да ги следат исплатите, како и да бидат свесни за какви било проблеми со примени набавки или прашања со фактурирање.
Воспоставување на работни процеси и процеси
Сепак, организацијата одлучи да се справи со нивните напори за управување со податоци, важно е дека постои воспоставен процес за управување со сметки и плаќања. Ова им овозможува на претпријатијата да обезбедат дека операциите работат и да ги разберат алтернативите ако се тешки или да доведат до грешки или одложувања. Според Делоит, овие процеси треба да детализираат што одделот што се плаќа за сметките го прави кога добива фактура, како податоците се внесуваат и споделуваат и кој е процесот за одобрување на фактурите. Исто така, треба да постојат упатства за одредување на најдобри начини за справување со плаќањето на различни видови добавувачи.
Додека голем број добавувачи нудат попусти за плаќање во рок од 30 или 90 дена, тоа не може да биде вредно за попуст ако тоа го спречува готовинскиот тек на организацијата. Исто така, од суштинско значење е да постои начин да се потврди дека и друштвото и добавувачите ги исполнуваат рецептите на договорот или договорот. Воспоставувањето на работни процеси за справување со овие прашања може да им помогне на организациите да направат вистински избор.
Кога добавувачите не се испорачуваат на време, во доволни количини или соодветни количини на акции, компаниите можеби нема да сакаат да плаќаат сметки додека овие работи не се решат. Работното работење може да биде критично во утврдувањето на она што треба да се направи кога овие прашања се појавуваат. Дополнително, плаќањата на добавувачите, исто така, треба да се направат навреме за да се спречи губење на попусти или да се казнат за задоцнетите плаќања. Секој договарач на добавувачот треба да биде документиран и ажуриран како што работите се менуваат, а процесите треба да обезбедат дека секоја сметка се ракува соодветно.
Креирање на работните процеси исто така може да им помогне на компанијата:
Екстернализација
Дигитализирањето на записи, спроведувањето на OCR и користењето на порталот за кој добавувачите имаат пристап не може да биде нешто што е неопходно за помалите бизниси, но организациите не треба да претпоставуваат дека трошокот ќе го спречи бизнисот да може да ги искористи. Додека трошоците за поставување и одржување на електронски системи може да бидат премногу високи за многу мали и средни организации, тоа честопати не е неопходно. Постојат различни понудувачи од трети страни кои организациите можат да ги наведат на овие задачи. Организации можат да добијат помош од надворешни соработници за сè, од поставување на OCR процес за да им помогнат на компанијата да креира работни процеси за анализа на договори за добавувачи.
Додека организациите можеби нема да можат да ги трошат трошоците за спроведување на разни ИТ системи самостојно, трети лица да се справи со нив често е многу прифатлива. Бизнисите ќе треба да ги споредат трошоците за користење на надворешни страни за да ги развијат овие системи од потенцијалните заштеди и вредноста на ослободувањето на готовина, но аутсорсингот им овозможува на организациите да ги искористат предностите на технологијата и системите кои обично би биле премногу скапи.
- Осигурајте се дека нарачките за купување се креираат за секоја нова нарачка
- Потврди дека фактурите ги задоволуваат добиените производи и ги исполнуваат договорените договори
- Проверете ги евиденциите за да осигурате дека се извршени плаќања, дека се прават на време и дека не се дуплираат
- Определете најдобриот метод за плаќање фактури, како на пример преку ЕФТ или кредитни картички, за да ги намалите надоместоците