Аплицирајте за идентификациски број на работодавачот (EIN)
Вашиот EIN е единствен број доделен специфично за вашиот бизнис за потребите на IRS. Овој број го идентификува вашиот бизнис кога известува за вашите вработени во федералните и државните владини агенции. Примери за оваа информација вклучуваат вкупни приходи и даноци платени во нивно име. Може да се слушне дека EIN се нарекува образец SS-4 или Даночна идентификација - тие се исти како и EIN.
Аплицирајте за вашиот EIN преку IRS директно. Најсоодветниот начин да се заврши оваа трансакција е преку онлајн апликација. Сепак, апликациите се прифаќаат и по факс и пошта.
Проверете ги државните и локалните регулативи за дополнителни EIN барања
Иако многу држави и локации го прифаќаат вашиот федерален EIN за идентификација, некои бараат одделни броеви за даночни цели. Примерите вклучуваат Њујорк, Масачусетс и Јужна Каролина. Можете да ги одредите вашите градски и / или државни прописи со посета на веб-страницата за мали бизниси на соодветната држава.
Разбирање на разликата помеѓу независен изведувач и вработен
Без разлика дали вработувате независни изведувачи или вработени, значително влијаат на тоа како се платени приходите, здравствената заштита, социјалната сигурност и даноците за невработеност, па затоа е важно да се разбере разликата помеѓу двете.
Основниот тест се сведува на следните три прашања:
- Дали работодавачот контролира кога, каде и како работата е завршена? Ако е така, работникот веројатно е вработен.
- Дали работодавачот ги контролира финансиските аспекти на работата? На пример, дали трошоците се надоместуваат? Дали работодавецот обезбедува алатки поврзани со работата, како што се компјутерите? Ако е така, работникот веројатно е вработен.
- Дали односот е во тек, или дали работникот е вработен за одреден проект без очекување на континуирано вработување? Дали работодавачот нуди придобивки, како што се здравствено осигурување и платен одмор, на работникот? Ако односот е во тек и / или ако се понудат придобивки, работникот веројатно е вработен.
Добијте задолжителни обрасци за вработени
Откако вашите сопствени документи се во ред, вие сте подготвени да ги ангажирате вашите вработени. Бидете сигурни дека ќе ги соберете информациите за данок и платен список во првите неколку дена од вработувањето за да се осигурате дека ќе добијат своја прва плата навреме. Можеби ќе сакате да го поттикнете вработениот да користи директни депозити за побрзо плаќање.
Секој вработен мора да пополни Сојузна даночна пријава за задржување на данокот W-4, кој ви овозможува да го пресметате точниот данок на задржување. Вработените исто така мора да пополнат образец I-9 за да проверат дали им е дозволено да работат во САД.
Изберете период на плаќање
Колку помалку периоди на плаќање имате, толку е полесно да го комплетирате вашиот платен список. Сепак, некои држави бараат вработените да се платат според одреден распоред, на пример, неделно или двонеделно. Ако сакате да се кандидирате на платен список поретко од еднаш неделно, контактирајте го вашиот Стејт департмент за труд за да утврдите дали вашиот предложен период на плаќање е во согласност со државните прописи.
Креирај процеси поврзани со плати
Пред да можете да издавате точни платни чекови, ќе ви биде потребен метод за следење на работното време. Постојат многу алатки за оваа намена, од основни листи за пријавување до платформи кои ја следат активноста на вработените на телефони или компјутери. Исто така, важно е да поставите правила за платен одмор ако планирате да го понудите, прекувремената плата и сите други придобивки.
Од друга страна, мора да имате процес кој ќе овозможи да се платат одбивањата за бенефиции, даноци и слично на соодветните добавувачи и агенции во име на вашите вработени.
Изберете платежна платформа
Ако планирате да работите со платениот список во куќата, бидете сигурни дека вие или вашиот сметководител е задоволен со нијанси на оваа задача. Постојат неколку квалитетни платни платформи за да се олеснат работите. Сепак, повеќето мали бизниси ги претпочитаат надворешните услуги на контролорот, бидејќи овие професионалци имаат знаење и искуство за производство на платен список точно и навремено.
Производство на вашиот платен список
Откако вие или вашиот контролор ќе влезете во личните информации на вработените во системот за платен список, подготвени сте да го направите вашиот прв платен промет. Користејќи ги временските алатки што ги имате за работници (без исклучок), внесете или пријавете го бројот на часови за секој. Платарите (ослободените) не мора да ги пријавуваат своите часови. Тие се исплаќаат истиот износ секоја недела.
Забелешка: Ако правите трошоци за работа во сметководството, сепак ќе сакате вработените со плата да ги следат нивните часови. Тоа нема да фактор во нивната неделна плата, но ќе сакате да бидете во можност точно да одвоите време за работа за да ги разберете трошоците. Размислете за користење на програма за следење на време која се синхронизира со сметководствениот софтвер на вашата главна книга за да ги произведе овие извештаи. Многумина ќе имаат синхронизација со вашиот платен список, исто така, така што ќе можете да ги користите за вработените и вработените на час.
Задржете ги потребните евиденција
Одредени записи поврзани со платен список мора да се задржат за цели на IRS. Како општо правило, мора да ги зачувате сите записи за физички лица кои се активно вработени, без оглед на должината на нивниот мандат. Многу записи мора да се задржат за одреден период по прекинот на вработувањето. На пример, евиденцијата за данокот на вработување мора да се задржи најмалку четири години. Посебни инструкции се достапни преку УЈП.
Пресметајте и плаќајте даночни стапки на федерални и државни даноци
Конечно, вие како работодавец се одговорни за плаќање данок на плати и производство на одредени извештаи. Генерално, извештаите се должат или квартално или годишно. Користете ресурси достапни преку УЈП и вашата државна даночна канцеларија за да се обезбеди дека сите даноци и извештаи се постапува соодветно.
Точен платен список на време е една од најважните одговорности на вашиот бизнис. Прво, грешките во плати се сигурен начин да ги вознемириме вработените. Второ, даночните грешки може да резултираат со значителни парични казни и казни. Внимателно размислете како ќе се постапува со вашиот платен список за да се избегнете најчестите замки.