Воспоставувањето на ефективна стратегија за управување со побарувањата на сметките е клучен дел од водењето успешен бизнис. И покрај ова, ние рутински се занимаваме со малите и средни претпријатија кои не успеваат да преземат методички пристап кон ситуацијата, и тие се полоши за тоа. Подобрувањето и оптимизирањето на процесите на прибирање сметки носи многу придобивки за табелата, и тие не се однесуваат само на самата АП. Рационализиран и ефикасен AR процес, исто така, позитивно влијае на маркетинг, продажба, услуги на клиентите и целокупното работење.
Значи, вреди да се посвети време и напор за да се подобри.
Зошто оптимизирање на побарувањата на побарувањата
Како и многу други сопственици на бизниси, не можете веднаш да ги видите придобивките од проактивно оптимизирање на процесите за прибирање на сметките. Како што споменавме погоре, сепак, тоа може драстично да ги подобри многу аспекти на вашиот бизнис. Тоа го спречува постојниот капитал да оди на отпад, што ја зголемува ликвидноста. За возврат, бизнисот е подобро способен да го намали долгот, да ги намали трошоците, да го зголеми фондот и, во многу случаи, да ја надмине конкуренцијата.
Клучен дел од оптимизирањето на процесите на прибирање сметки е да се биде упорен за почетокот на процесот рано. Премногу често, бизнисите се толку намера за правење на продажба, што тие ги третираат побарувањата како последица. Започнувањето на процесот на почетокот значи да се разговара за работи како што се начините на плаќање во раните фази на односите со клиентите. Добивањето нов клиент со електронско плаќање на почетокот од процесот е уште еден пример за земање проактивен пристап кон ситуацијата.
Пред да направите нешто друго, тогаш, обврзувајте се на вашата компанија да направите побарувања за купувачи приоритет уште пред почетокот на процесот.
Типични заостанати сметки
Сопствениците на бизниси често ги туркаат бараните сметки на задниот режач, претпоставувајќи дека остатокот доволно добро сам е совршено чист. Сепак, слабите практики на AR предизвикуваат голем број прашања за бизнисите.
Од проширувањето на кредитирањето на неквалификуваните клиенти за неуспехот да се следат со минати сметки навремено, сиромашните AR практики го впиваат времето, парите и продуктивноста од бизнисот. Тие често произведуваат ефект на бран што го допира буквално секој аспект на водењето компанија. Најлошиот дел од сè е што многу од проблемите лесно се избегнуваат.
Други заеднички проблеми поврзани со AR вклучуваат неправилно примена и распределба на готовински плаќања, не обрнувајќи внимание на точноста на фактурите и сметките и неуспехот да генерираат и правилно да ги користат извештаите до нула во врска со потенцијални проблеми. Секој од овие и други погрешни чекори може да предизвика далекусежни проблеми за дури многу успешни и профитабилни бизниси, па затоа вреди да се преземат чекори за да се исправи во најкраток можен рок.
Оптимизирајте ги овие пет активности за подобрена обработка на побарувањата
Оптимизирањето на процесите на прибирање сметки изгледа прилично застрашувачки од самиот почеток. Сепак, со преземање на методички пристап кон ситуацијата, можете да ги спроведете промените што ќе резултираат со прилично брзо и драматично подобрување. За ваша погодност, идентификувавме пет активности кои, кога се правилно оптимизирани, драстично ќе го подобрат целокупното функционирање на процесот на прибирање на сметките и, за возврат, произведуваат многу возбудливи придобивки за вашиот бизнис како целина:
- Одржување на точни податоци за клиентите - Централизирање на процесот на матични податоци за да се обезбеди точноста на клиентските сметки и информациите е клучен дел за воспоставување и одржување на ефективен процес на прибирање сметки. На пример, неточни адреси може да предизвикаат фактури да бидат испратени на погрешно место, што резултира со задоцнето плаќање. Клиентските сметки треба да се ревидираат на конзистентна основа за да се проверат аномалии како необични или несоодветни услови на плаќање, кредитни ограничувања, попусти и слично. Промените на податоците за корисниците треба да бидат правилно документирани, и треба да се воведат контроли за да се спречат неовластени лица да можат да пристапат или да уредуваат податоци.
- Воспоставување на јасен, концизен процес на одобрување на кредит - Премногу често, бизнисите се лизгаат во штетни кредитни навики, со цел да ја зголемат продажбата. Се разбира, ова води кон еден маѓепсан циклус кој на крајот може да биде катастрофален за една компанија. Продолжувањето на кредит може да биде многу добра работа, но мора да се воспостави јасен процес за тоа. Треба да содржи јасни упатства во врска со тоа кога и како да се оценат и да се надминат кредитните ограничувања, кога да се постават сметките на чекање и како функционира процесот на апликација. Редовните проверки на процесот на одобрување на кредит треба да се извршат бидејќи околностите се менуваат.
- Воспоставување на процес на ефективна наплата - Плаќањето и фактурирањето на клиентите мора да бидат точни и рационализирани за да бидат ефективни. Грешките во цените, единиците на мерка и слично може да предизвикаат сериозен хаос. Понатаму, фактурите мора да бидат креирани и пратени навремено, а начинот на кој тие се произведуваат треба да бидат конзистентни и дефинирани. Еден начин да се подобри фактурирањето и фактурирањето е со автоматизирање колку што е можно, па не плашете се да се потпрете на технологијата тука. Користете извештаи за исклучок за да ги посочите проблематичните сметки. Ако е можно, поставете портал на купувачи за да префрлат дел од работата на клиентите, а истовремено да им дадете чувство на автономија.
- Откажи го процесот на пријавување во готовина - По пристигнувањето, плаќањата мора да се применат правилно. Тие треба да се применат на точниот клиент и на соодветните фактури. Во спротивно, ако се појават спорови или проблеми подоцна, обидот за нула во врска со почетниот проблем ќе биде многу тежок. Плаќањата исто така треба да се применат брзо за да се осигура дека во секој даден момент, знаете кои сметки се тековни и кои се достасани. Еден потенцијален начин за оптимизација на процесот е нудејќи ограничен број на опции за плаќање за едноставност. Внесувања на пост-дневник веднаш и долго пред датумите на прекин. Секогаш кога е можно, избегнувајте да фрлате готовина во сметки за неизвршување, додека не имате време да дознаете каде е всушност треба да се оди.
- Оптимизирајте го процесот на наплата - Правилно оптимизирање на побарувањата на сметките го олеснува наплатата на навремено и ефикасно плаќање. Кога плаќањата се правилно применети, на пример, лесно е да се одреди кои сметки се изложени на ризик да станат стандардни. Напорите за собирање треба да бидат конзистентни и методични. Треба да се воспостави јасно дефиниран процес за преговарање за плановите за плаќање за да се обезбеди дека ќе се прилагоди на целите на компанијата. Процесите треба да се автоматизираат колку што е можно за да се намали ризикот од грешки од рачниот влез.
Осум најдобри практики за усвојување на подобри процеси за добивање сметки
Американскиот центар за продуктивност и квалитет, или APQC, воспостави сет од стандарди наречени Open Standards. Тие ги опишуваат најдобрите практики за обработка на побарувања, и тие треба да се покажат како непроценливи додека работите кон усогласување на вашите AR процеси. Ние ги сумиравме осумте најважни точки од APQC Open Standards за ваша погодност:
- Елиминирајте ги пречките за добивање на плаќања - На пример, разгледајте ги вашите клиенти за да дознаете кои начини на плаќање најдобро функционираат за нив. Од таму, размислете да понудите различен избор на опции за плаќање за да им олеснате на клиентите да ги платат фактурите на време.
- Приоритет на кредитното управување - Не го одобрувајте кредитот, само за да го задржите продажбата. Оваа стратегија заостанува во текот на долгите патувања и е само еден пример за многу потенцијални проблеми кои можат да се појават поради слабите процеси за управување со кредитот.
- Проценка на побарувањата редовно - Воспоставување на специфичен распоред за следење и проценка на состојбата на побарувањата на вашата сметка. Идеално, тоа треба да се направи барем еднаш неделно. Колку поскоро ќе најдете грешки, толку побрзо ќе можете да ги поправите - и колку е помала веројатноста тие да предизвикаат големи проблеми за вашиот бизнис.
- Размислете за скратување на условите за плаќање - Не постои закон со кој се вели дека сите корисници мора да имаат не-30 плаќања. Честопати, користењето на пократки услови за плаќање ги поттикнува клиентите со бавно плаќање да платат барем малку побрзо, па затоа е вредно да се разгледа.
- Креирај Процес за решавање на споровите за решавање платежна процедури - Воспоставување на специфичен процес за справување со платежните спорови. Ова не само што ќе го насочи процесот, туку ќе го подобри целокупното задоволство на купувачите, бидејќи вашиот тим ќе знае точно што да прави кога се појави спорот.
- Автоматизирај - Испитајте различни типови на софтвер и други форми на технологија за автоматизирање колку што е можно повеќе процеси на побарувања. Колку повеќе можеш да го отстраниш човечкиот елемент, толку е попрецизен и сигурен целиот процес ќе биде. Многу програми се скапи, но ROI е значителна, бидејќи има помалку грешки и, во многу случаи, продуктивноста на вработените добива и поттик.
- Воспоставување процес на проактивна колекција - Направете колекции врвен приоритет и да ја спроведете со воспоставување на јасна, концизна стратегија за колекции. Идеално, има за цел да интервенира рано. Кога сметката се лизга во колоната со изминат рок, вашиот тим треба да биде над неа и да знае што да прави.
- Бил Електронски - Ако имате средства да го сторите тоа, започнете да ги плаќате клиентите електронски. Додека ќе има некои кои не можат да ги поддржат електронските фактури и плаќања, повеќето компании се на пат со ова овие денови. Колку помалку проверки на хартија што треба да ги обработувате и да пратите пошта што треба да ги испратите, полесно и поточно целиот процес ќе биде.
Како што можете да видите, не мора да почнувате од нула за да ги подобрите и да ги оптимизирате вашите побарувања. Можете да одберете да заземате една област одеднаш, или можете да истрчате полна пареа напред и да ги преработите сите одеднаш. Во секој случај, сите чекори што ги преземате за оптимизирање на побарувањата на вашите сметки ќе се исплати долгорочно.