Карактеристики да барате во онлајн софтвер за плати
Не е ни чудо што многу мали бизниси се свртеа кон услугите за плати за овие задачи.
Но, кој сервис за плати е најдобар?
Кои се услугите за плати?
Постојат два вида на услуги за плати: онлајн услуги и (поради недостаток на подобар термин) лични услуги. Онлајн услугите може да се апликации или онлајн-базирани. Личните услуги се бизнис во сопственост на поединец кој може да направи платнење преку интернет или кој може да биде локален.
Процесот на евалуација функционира на ист начин за двата типа услуги на платен список. Но, оваа статија ќе се фокусира на онлајн услугите. Еве некои карактеристики што треба да ги земете во предвид:
Колку чини услугата за платен список на интернет?
Првото нешто што сопствениците на бизниси прашуваат кога барате услуга за плати е "Колку чини?" Додека цената е важна, други фактори се исто толку важни.
Размислете за цената на услугата сега и во иднина. Ако имате многу мал бизнис со само еден или двајца вработени, можеби ќе сакате да ги ограничите трошоците со користење на скалабилна услуга, во која цената е минимална за само неколку вработени и која се зголемува со додавање на вработените и услугите.
За поголемиот дел од услугите за платен список што ги разгледував, трошокот е месечно, така што можете да го промените во секое време. Повеќето се базира на трошоците за бројот на вработени. Некои нудат 1099 опција за плаќање на изведувачи, продавачи или хонорарни преведувачи. (Ќе најдете кратка листа со трошоци на крајот на овој член.)
Трошоците доаѓаат на две нивоа за некои од услугите: основна услуга која само пресметува и испорачува плата, со можеби W-2 услуга и опција за целосна услуга која исто така врши депонирање и плаќање на даноци за плати и даночни пријави, вклучувајќи Образец 941 (квартална форма за известување за данокот на плати).
Што треба да вклучува услугата за платен список со целосна услуга?
- Поставување, обука и контролна табла. Системот треба да биде лесен за поставување. Треба да имате контролна табла за да ве води низ процеси и да ви овозможи да проверите на активности како поднесоци и депозити на плата. Обуката треба да биде едноставна, со добри видеа за да ви помогне да работите преку разни процеси. Кое ниво на знаење за плати претпоставува дека имаш? Повеќето сопственици на бизниси имаат малку знаење, па така вашата услуга треба да обезбеди детални основни познавања за условите за плата, плата и поднесоци.
- Paychecks . Секој од овие системи ви овозможува да ги внесете информациите за секој вработен, вклучувајќи и W-4 образец за задржување на федералниот данок на доход и други информации потребни за подготовка на плата. Системите треба да ви дозволат да пишувате печатени чекови или да имате чекови директно депонирани (најдобар начин). Проверете кај вашата банка за неговите барања.
- W-2 форми. Вашата услуга треба да ви обезбеди W-2 формулари , годишен формулар за плата и даноци за вработените кој вие мора да го дадете на вработените во јануари. Целокупната услуга опција, исто така, треба да поднесе овие формулари со администрација за социјално осигурување за вас во соодветно време.
- Даноци за данок на податоци и депозити. Ова е веројатно најважната услуга. Имајќи некој да поднесе и плати овие даноци е голема одговорност. Системот со целосна услуга треба да ги поднесе сите релевантни даноци за плати и даноци за вработување за вас. Тие треба да вршат плаќања во ваше име со соодветните федерални, државни и локални регулаторни агенции. Формулите треба да вклучуваат Образец 941 - Квартална плата и даночна изјава и федерални и државни форми на данок на невработеност.
Услугата исто така треба да ги следи државните и локалните даноци на плати, што е огромна помош ако имате вработени кои работат во различни градови и држави.
Кои други функции треба да очекувате?
Даночни гаранции. Вашата служба треба да гарантира дека даночните формулари ќе бидат испратени пред сите рокови и дека исплатите ќе бидат направени навреме, за да не бидете изречени парични казни или казни . Услугата треба да се согласи да плати казни или казни за задоцнување или плаќање. Ако не ја направат оваа гаранција, не ги користете.
Мобилна достапност. Треба да бидете во можност да пристапите до контролната табла и да направите промени, да испраќате информации на вашиот компјутер, мобилен телефон или таблет, или дури да повикате информации.
Самопослужување на вработените. Некои од овие услуги имаат табла со која вработените можат да се најават и да добијат информации за нивните годишни плати.
Тие може да бидат во можност да ги променат W-4 информациите на интернет.
Интеграција со вашиот сметководствен систем. Имајќи ја вашата платежна услуга интегрирана со вашиот сметководствен систем ви заштедува време и пари. Intuit Payroll се продава само со QuickBooks Online, така што ова може да биде добра опција за вас ако веќе имате QBO. Софтверот на Патриот има сметководствен систем кој можете да го додадете во вашата платежна услуга.
Други важни прашања што треба да ги поставите
Поддршка и услуга. Ова е навистина важно. Работите се случуваат и платните списоци мора да се извршуваат во одредени периоди. Треба да знаете дека вашата услуга е достапна и корисна.
Највисоко ниво на услуга е телефонскиот повик. Кои часа има помошно биро?
Второто највисоко ниво е разговор. Кои се нивните часови?
Третото ниво е е-пошта. Колку брзо вашата услуга одговара на пораките?
За време на пробниот период или првите 30 дена, осигурајте се дека имате контакт неколку пати за да ја оцените обезбедената поддршка.
Ажурирања. Даночните регулативи за даноци и даночни стапки секогаш се менуваат. Додека ги оценувате системите, прашајте како го обновуваат нивниот софтвер и како тие ги комуницираат овие ажурирања за вас.
Безбедност. Колку е безбеден нивниот систем? Дали е тоа во облакот (најверојатно)? Колку често се враќаат?
Други дополнителни услуги што можеби ги сакате
1099 услуга. Некои од овие системи имаат додаток (за дополнителни трошоци), кој ви овозможува да платите договорни работници, продавачи и хонорарни преведувачи и да издавате обрасци од 1099-MISC (слично на W-2 обрасците за вработените). Сервисот, исто така, треба да обезбеди поднесување на 1099-MISC форми со IRS.
Задржување на резервна копија . Ако плаќате не-вработени, можеби ќе треба да имате резервна копија од задржување преземени од нивните плаќања. Ако ја имате услугата 1099, вашата услуга треба да биде способна да го стори тоа и да издава извештаи.
Каде да се провери за потенцијални услуги
Кога сте го намалиле изборот на неколку услуги, проверете ги. Проверете онлајн рејтингот, но не зависат премногу од нив. Подобро место за проверка е Бирото за подобар бизнис . Погледнете кои приговори се поднесени против оваа компанија и како тие се решени.
Кои се некои услуги за платен список кои треба да се разгледаат?
Ќе најдете многу услуги за платен список ако пребарувате онлајн. Еве само неколку за да започнете со пребарувањето. Избравме опција за целосна услуга за секоја од нив.
Случај за целосна услуга. Оваа услуга е додаток на QuickBooks Online. Цените зависи од тоа која верзија на QBO сакате и нивото на услугите за платен список ви се потребни. Цените се месечни.
Патриот софтвер за плати. Нивниот систем за плати со целосна услуга започнува од 25 долари месечно за еден вработен, зголемувајќи го бројот на вработените.
Paychex. Нивниот систем е базиран на број на вработени. Тие бараат писмена понуда од потенцијален купувач пред да ги објават информациите за цените.
Густо: Нивната цена е 39 долари месечно основна цена плус 6 долари месечно по лице (претпоставуваме дека значи по лице се плаќа).
АДП има три нивоа на платен список, вклучувајќи и хумани ресурси. Никакви цени не беа достапни.
Како да пробате систем за плата?
Едно последно прашање: Проблемот со обидот на овие системи е тоа што тие бараат од вас "да одите во живо" и не можете да издавате плата повеќе од еднаш. Патриот и Густо имаат демо верзии кои можете да ги пробате. АДП има два слободни месеци на платен список, но тоа значи дека сте посветени да трчате два месеци со својот систем.