Добивање на донаторските датотеки по ред
Кога знаете кога дојде тоа време, а потоа што правите? Неколку непрофитни професионалци ги дадоа овие одговори кога ги замолив да ја завршат оваа реченица: "Знаев дека е време да се добие нов систем за управување со донатори кога ..."
- Она што го имавме не можеше да ги пријави податоците на начините што ни се потребни.
- Кучето ги изеде моите индекс картички.
- Сакав да знам работи за моите донатори, и беше потребно апсурдно време на персоналот за да го пронајдам одговорот.
- Последниот "систем" остана со него во главата.
- Единствената личност која имаше поим како да го користи системот (стара база на податоци за пристап) се пензионираше.
- Компјутерот на волонтерот се урна, и загубивме сè.
Дали овие причини се вистинити за вашата непрофитна организација?
Сепак, одлучувањето дека ви е потребен нов систем е лесен дел. Постои свет на збунувачки информации за натпреварувачките системи таму, и нема лесен начин да се стави сето тоа заедно.
Јас се свртев кон "Consumer Reports" од непрофитна технологија за да ги пронајдам одговорите. Идеал-софтверот е непрофитна организација која им помага на другите непрофитни организации да прават паметни софтверски одлуки преку спроведување непристрасни истражувања, а потоа да ги преведат во лесни за разбирање извештаи, статии и обука.
Андреа Бери, директор за партнерства и учење во Идеалвејвер, ги предлага овие чекори за избор на нов систем за управување со донатори.
Дознајте дали навистина ви е потребен нов систем.
Бери вели дека ќе започне со оценување зошто не ви се допаѓа вашиот систем. Проблемот можеби не е она што го мислите, и не е лесно да се префрли софтверот. Потребно е време, напор и пари.
Бери рече: "Не постои систем за сребрен куршум, затоа бидете сигурни дека вашиот сегашен систем е навистина несоодветен.
На пример, можеби ќе треба само да дознаете повеќе за системот што го имате, наместо да се префрлите целосно на сосема нов систем. "
За да се утврди што навистина е проблемот. Може да биде еден од следниве?
- Ви треба повеќе обука. Можеби вашиот сегашен систем има карактеристики кои не ги разбирате или знаете како да ги користите. Прашајте го вашиот продавач ако има опции за обука, како што се видеа или онлајн ресурси, до кои можете да пристапите.
- Потребна ви е поголема поддршка. Кои се опциите за поддршка за вашиот сегашен систем? Дали има достапна и достапна поддршка? Дали продавачот ги разбира вашите проблеми и се обидува да помогне, или дали тие разговараат за вас? Дали тие имаат решение за вашиот посебен проблем?
- Вие не ги разбирате сите можности на вашиот сегашен систем. Дали навистина знаете со сигурност дека тоа не го прави она што го сакате? Има ли достапна документација? Некои продавачи работат напорно за да обезбедат поголема помош, како што се видеа, форуми каде што можете да поставувате прашања и литература напишана за не-техничари.
- Вашиот систем е премногу слаб или премногу робустен. Големината на системот на вашиот процес и вашиот буџет е клучен чекор.
- Вашиот систем е премногу скап. Дали плаќате повеќе функционалност отколку што ви треба? Бери вели: "Кога разговараш со продавач, запомнете дека ова е продажба ... природата е да се продаде". Разбирањето на вашите потреби ќе ви помогне да не бидете расеан од "сјајна синдром на објектот". "
- Вашиот систем е застарен. Можеби вашиот систем недостасува нови функции. Имајте на ум, тоа треба да се ажурира редовно или автоматски или сами или вашиот продавач. Бидете свесни за тоа како вашиот систем останува ажуриран.
- Вашиот систем веќе не е поддржан од продавачот. Бери вели дека ова не е вообичаено, но се случува, особено ако помал продавач е купен од поголем.
Idealware обезбедува работна книга, упатство за потрошувачите на ниско-донаторски системи за управување со донатори кои ќе ви помогнат да ве води низ овој процес на самопроценка.
Идентификувајте тим од засегнати страни.
Па одлучивте да се префрлите. Што е следно?
Бери рече: "Она што го гледаме цело време е директорот за развој одлучи да добие нов систем, но не се консултира со одделот за маркетинг, или извршниот директор или волонтерскиот координатор , од кои сите ќе го користат системот".
Добра идеја е да се консултирате со сите што ќе го користат системот. Кога сте на идеи за идеи, дозволете им на сите да кажат. Бидете сигурни дека секој кој ќе го користи или ќе биде засегнат од системот е застапен. Некој во одделот за големи подароци дефинитивно треба да биде присутен како што треба да се поединечни лица кои раководат со напорите за прибирање финансиски средства.
Разбирајте ги вашите тековни процеси.
Направете детален список на вашите процеси за прибирање на средства, стандардизирајте ги и проценете сè што работите со вашите бази на податоци. Прашајте ја вашата организација:
- Зошто го правиме тоа на овој начин?
- Дали треба да продолжиме да правиме работи на тој начин?
Бери рече: "Стандардизацијата ви дава флексибилност во изборот на систем ... помалку скапи системи не даваат голема флексибилност, па колку помалку" чудни ", толку подобро. Побарајте најдобрите практики во оваа област и избегнувајте единствени постапки".
Елиминирајте ги вишоците пред да инвестирате. Колку пати внесувате адреса, на пример? Не ги пренесувате чудните тактики кои се размножуваат со текот на годините и наместо да се фокусирате на она што вашата организација во моментов има потреба.
На пример, ќе сакате да поставите стандард за внесување на телефонскиот број. Ќе ги снимите броевите како (555) 555-5555 или 555-555-5555? Овие се сите основни детали за кои треба да се размислува.
Приоритет на вашата листа на желби на функции .
Ги спои сите заедно кој ќе го користи системот или кој ќе добие извештаи од него. Сметајте го сè што може да посакате, а потоа рангирајте ги овие карактеристики. Определете што ви е апсолутно потребно, без кое системот е бескорисен. Правејќи го ова прво ќе ве спречам да одите до степен на сложеност што би можел да го уништи вашиот буџет.
Бери препорачува креирање на листа со три нивоа:
- Што ви е потребно или на друго место системот е бескорисен?
- Што би било убаво да се има, но не е договор за разбивање?
- Што би сакале ако парите не беа опција?
Популарните карактеристики често вклучуваат:
- Следење на донаторски ангажмани
- Прилагодени полиња и белешки
- Одгледување донатор
- Способности за планирање
- Извештаи за популарните трендови
- Управување со членство
Бонус: Погледнете го Водичот на Salsa за CRMs за да ги одредите вистинските карактеристики за вашата организација.
Дали вашето истражување.
Користете Идеал. Тие го направија потребното истражување за вас. Извештаите на Idealware ја стеснија областа, избраа системи кои се посветени на системи за управување со донатори, а потоа ги повлекоа првите десет системи и обезбедија список со карактеристики.
Проверете го Водичот на потрошувачот за системи за управување со донатори со ниски трошоци.
Користење на извештајот, направи краток список на три или четири одржливи системи.
Распоред на продавач демонстрации.
Некои продавачи ќе дојдат кај вас, или можете да одите кај нив. Но, многу демо снимки се емитуваат онлајн со помош на алатка за споделување на веб-страници. Понекогаш дури и можете да преземете пробна верзија.
Бидете сигурни дека користите вистински примери за да видите како секој систем ќе работи за вашите потреби. Голема помош е Шест совети на Идеалвејвер за навигација на Демото на продавачот.
Ранг системи против вашата листа на желби-фенси наспроти основни потреби и висока цена наспроти прифатлива-и изберете вистинскиот систем за вас.
Можеби ќе можете да го купите вашиот нов систем со кредитна картичка преку интернет, но поголемите системи може да имаат договор кој треба да се обработи и потпише.
Бери вели: "Понекогаш можете веднаш да почнете да го користите вашиот нов систем, додека другите системи треба да се прилагодат. DonorPerfect Online е добро познат за прилагодување на системот пред да започнете, додека другите системи, како GiftWorks, се лесни за употреба од Некои системи ќе треба консултант за да се постави. "
Имајте на ум дека ќе го користите вашиот CRM за подобрување на донаторските односи најмногу, но можете дури и да го искористите за да ги подобрите вашите стратегии за прибирање финансиски средства.
Дан Квирк е маркетинг менаџер во Salsa Labs, премиерската компанија за софтверски фондови за непрофитни организации фокусирани на раст. Маркетинг фокусот на Дан за создавање на содржини, оптимизација на конвертирање и современа маркетинг технологија му помага да ги тренира непрофитните развојни тимови за најдобрите практики за прибирање финансиски средства.