Меѓутоа, додека планирањето на настаните е од клучно значење ако сакате настанот да помине без проблеми, исто така сакате резултати од сите ваши напори.
Затоа вашата организација треба да ангажира "комисија домаќин".
Што е комитет за домаќин?
"Комисија домаќин" се разликува од традиционалниот комитет за планирање на настани. Наместо на луѓе кои активно планираат, планираат или поставуваат за настани на денот или навечер, комитетот домаќин е тим кој ги користи своите мрежи за да се осигури дека настанот е хит. Некои членови на комитетот можат да изберат да:
- Поттикнете ги своите пријатели, семејства или колеги да купат билети
- Собери аукција предмети од локалните бизниси
- Направи продавач врски за врата награди или настан угостителство
Се разбира, постојат безброј начини комитет за домаќини може да ги направи вашите добротворни настани подобри од кога било . Размислете за комитет домаќин како вистински домаќин на забава; некој што ги поканува најдобрите гости, знае кого да се јави за храна или декор и може да ве поврзе со луѓе кои го прават настанот целосен успех.
Бидејќи комитет домаќин може да ги зголеми средствата добиени на настанот или да привлече повеќе медиумско внимание, наоѓањето и регрутирањето на вистинските поединци е од витално значење.
Кој да одбереш за вашиот домаќин домаќин
Вистински корисен домаќин комитет нема да вклучува платени продавачи или настани планери. Наместо тоа, тие треба да бидат високо ангажирани членови на вашиот постоен тим, донаторска база или волонтери со врски и подготвеност да допрат.
Вашиот комитет за домаќини може да се движи од само неколку луѓе до десетици.
Колку повеќе луѓе во вашиот комитет, толку повеќе влијание тие можат да направат колективно за успехот на вашиот настан.
Можете да ги најдете членовите на комитетот домаќин речиси насекаде, вклучувајќи:
- Член на одборот или претседавач во вашата организација
- Волонтери кои се високо ангажирани во заедницата
- Донатор кој има врски со локалните бизниси
- Донатор или член на одборот кој има големи контакти во вашиот идеален донор демографски
- Волонтери кои знаат продавачи или сопственици на места
- Локални или национални личности кои често се залагаат за вашата кауза
Откако ќе се лоцирате поединци кои би сакале да се придружите на вашиот домаќин комитет; време е да ги регрутираме.
Како да регрутирате домаќин комитет
Побарајте и поврзете се со поединци кои ќе направат одлични членови на комисијата. Сепак, немојте само да побарате некој да биде на комитет за домаќин. Формална покана е најдобриот начин да се регрутираат членовите на комисијата.
Во покана од комитет за домаќини, важно е да се вклучат:
- Целосни информации за настанот и вашата организација (датум и локација)
- Информации за целта на настанот (прибирање финансиски средства за одредена кауза)
- Примери за тоа како член на комитет може да придонесе
- Датум да одговорите или да се поврзете со вашиот тим
- "Напредно" ви благодарам што им дозволивте да знаете дека сте возбудени да ги поканите
- Вашето име / контакт лице и информации за контакт
Бидете сигурни дека потенцијалните членови знаат дека нивната вклученост ќе биде препознаена и прифатена и дека тие можат да направат значајно влијание со пристапувањето.
Доколку се прашувате како да го подготвите писмото за покана за вашиот комитет, има многу примери за други непрофитни веб-страници. Ако барате лесен за употреба дефиниција, копирајте го и поставете го образецот подолу и вметнете ги вашите информации во секоја од загради.
[Датум]
Почитуван [Вметни Име]:
Пишувам за да ве известам за возбудлив настан што [Вашето име за организацијата] планира за [месец] во [Вметни град].
Во [Месец + Година (ако се разликува од тековната)], [Организација] го носи [Име на настанот] во [Град] за да ја зголеми свеста за [причината / социјалното прашање / проблем со вашата организација] програми / иницијативи / напори].
[Додади релевантни информации за настанот / целта / темата].
Настанот ќе се одржи во [City] на [Event Venue (ако го имате)] на [датум и време].
[Име], би сакале вашата помош да го направите овој настан - а други само како него - успех. Ако сакате да бидете дел од овој настан, како и идни настани, би биле многу благодарни ако ја прифатите оваа формална покана да бидете дел од нашиот комитет за домаќин.
Постојат неколку едноставни начини да се вклучите:
- Споделете го вашето име или името на вашата организација како член на нашиот комитет за домаќини
- Покани ги своите колеги, пријатели и соседи да купат [маса / билет] на нашиот настан (и)
- Придружете ни се за настанот
- [Внеси конкретно барање врз основа на стоењето на лицето, врските.]
Ние исто така би сакале ако сметате дека хостирате сопствена маса и ги поканувате пријателите и колегите да вечерта на забава. Вашата великодушна поддршка ќе ни помогне да го шириме зборот за [причина] и навистина да направиме влијание.
Член на [Организација] ќе ве контактира во рамките на [Вметнете временска рамка] за да разговарате за деталите на нашата комисија за домаќини и да дискутирате за вашата вклученост, доколку сакате да бидете заинтересирани.
Со нетрпение очекуваме да работиме со вас да го направиме [Име на настанот] и идни настани успешен! Ви благодариме за Вашето великодушно размислување и поддршка.
Со почит,
[Вашето име]
[Позиција во организацијата]
[Името на организацијата]
[Број за контакт]
Откако ќе го регрутирате вашиот домаќин домаќин
Откако ќе ги поканите избраните членови на комисијата, ќе добиете некои букви или повици за прифаќање. Сепак, пред да влезете во деталите за настанот или што би сакале да направат, закажете краток состанок со комитетот. Без да бара нешто од нив, нека:
- Запознајте се еден со друг
- Разговараат за тоа како тие се вклучени во вашата организација
- Прегледајте материјали или презентации за вашата кауза / работа
- Мозочни идеи за тоа како би сакале да придонесат
Од таму, можете да ги споделите со нив да ги знаете целите за прибирање финансиски средства и како би сакале да ги видите заедно (поканувате контакти или ставајте аукции). Тие, исто така, можат да се поделат на "подкомитети" ако имате голема група
Се разбира, тоа не е работа на комитетот домаќин сами да го планираат и извршат вашиот настан. Комисија домаќин треба да соработува со вашите волонтери или комисија за планирање на настани за да продава билети, да се осигура дека се спонзорирани нови спонзорства за настани, да се продаваат предмети за аукција и дека ноќта ќе биде хит за присутните.
Препознавајќи ги напорите на Вашиот домаќин
Кога настанот ќе заврши, вашите членови на комитетот за домаќин треба да бидат некои од првите луѓе кои ви се заблагодаруваме, како на настанот, така и со писмено благодарам наредниот ден. Колку повеќе го ангажирате вашиот домаќин комитет, толку повеќе тие ќе бидат подготвени да биде домаќин во иднина.
Најдете ги луѓето во вашата организација или заедница кои би можеле да ви помогнат да го придружите вашиот следен настан. Тие би можеле да направат огромна разлика во износот на пари што ќе ги подигнете и програмите што можете да ги поддржите.