Испраќањето на професионални деловни е-пошта се сведува на создавање на навики кои се фокусираат на јасна, сложена и соодветна комуникација.
1. Користете Бизнис е-мејл адреса
Кога сте сопственик на бизнис, водење бизнис во име на вашата компанија, осигурајте се дека користите деловна е-адреса. Идеално, тоа значи дека имате деловна адреса (т.е. yourname@yourbusiness.com) што ја користите за целата деловна комуникација.
Ако тоа не е можно, можете да креирате бесплатна е-адреса која го содржи вашето бизнис име (т.е. yourbusinessname@gmail.com). Користењето на лична е-адреса која е јасно поврзана со вашиот бизнис може, во најлош случај, да му наштети на вашата професионалност и во многу случаи не може да се сфати сериозно.
2. Чувајте ги пораките кратки и слатки
Нема ништо лошо во детално објаснување на работите; тоа може да обезбеди јасност и да ги намали недоразбирањата. Но, кога пораката за е-пошта почнува да изгледа како роман, можете брзо да го изгубите вниманието на примачот и да го збуни проблемот со неважни информации. За да го избегнете ова, држете се со еден предмет по е-пошта, и кога ќе треба да вклучите повеќе информации, користете болдирани подброеви, така што најважните детали се јасни.
3. Користете описни тематски линии
Дали некогаш сте ја отвориле е-пораката врз основа на предметот, и завршивте сосема збунети и малку вознемирени кога станува збор за нешто сосема друго? Бидејќи веќе го чувате секој е-мејл, пишувате ограничен на еден предмет по горниот совет, исто така треба да бидете сигурни дека вашата предметна линија ја рефлектира таа тема и ништо друго.
Ова не само што ќе му помогне на примачот, туку исто така ќе ви помогне полесно да управувате со вашето електронско сандаче .
4. Тони го долу
Лесно е да дозволите работите да летаат кога праќате е-пошта, бидејќи може да се чувствувате како да сте заштитени со екранот на вашиот компјутер, но некои разговори лесно може да бидат погрешно разбрани во е-пошта. Всушност, без вербални комуникациски знаци за да ја прилагодите пораката што ја испраќате, секоја е-пошта може да се погреши. Ако испраќате порака што може да биде дискутабилна, препрочитајте ја пораката пред да испратите и ако не сте сигурни, веројатно е подобро да го подигнете телефонот.
5. Направете вашиот потпис за е-пошта корисни
Цитатите, промоциите и билтените во е-пошта може да бидат ефикасни во некои ситуации, но тие предмети никогаш не треба да го навредуваат користејќи го вашиот потпис за е-пошта за тоа што е наменето за употреба - обезбедување на вашите информации за контакт. Вашата почетна е-пошта или одговор треба да содржи потпис за е-пошта со вашето целосно име, компанија и URL како минимум. Ниту еден повреден телефонски број, наслов и препраќање на вашата e-mail адреса.
6. Проверете го правописот и лекцијата
Проверката на правописот е лесна. Направете го тоа стандардно поставување во вашиот клиент за е-пошта за да ги проверите сите пораки пред да ги испратите.
Е-поштата е повеќе неформална и има малку повеќе попустливост со правописни и граматички грешки, но изгледа страшно да се испрати порака преполнета со грешки. Последното нешто што сакате е да направите лош впечаток затоа што сте брзале да испратите е-пошта и прескокнете го проверката на вашиот правопис и граматика.
Е-поштата е важен метод за комуникација во бизнисот, дури и ако тоа не е ваш прв избор. Следејќи ги овие бизнис е-мејл, најдобрите практики ќе ви помогнат да ја задржите вашата комуникација со е-пошта професионална и продуктивна , и можете да бидете сигурни дека впечатокот што го правите е добар.