Постојат голем број на различни програми за картички за набавки, некои вклучуваат само употреба на продавачи одобрени од фирма, додека други им дозволуваат на кој било продавач да се користи.
Набавките направени од вработен со картички за јавни набавки обично се мали и ниски. Многу негативни реакции во програмите за картички за набавки се конкретно насочени кон злоупотреба на картичката од страна на вработените. Сепак, придобивките од програмите за јавни набавки се далеку поголеми од ризиците и трошоците вклучени во работењето на програмата.
Придобивки од картичките за набавки
Владата на Соединетите Држави утврди дека набавките под 2500 долари само се состојат од 2 проценти од целокупната владина потрошувачка, но за сметка на 85 отсто од сите набавки. Со оглед на тоа што административните трошоци за овие мали набавки често ги надминаа реалните трошоци за доларот, користењето на картичките за јавни набавки се зголеми во многу владини институции. Една владина агенција, Министерството за трговија, проценува дека користењето на картичките за набавки ги спасило над 22 милиони долари годишно за административни трошоци и намалување на времето за обработка на набавките.
Употребата на картичките им овозможи на одделенијата за набавки да ги концентрираат своите напори во 15 отсто од вкупните трошоци за набавка, што претставува 98 проценти од вкупните расходи.
Спроведување на внатрешните контроли
Злоупотребата на картичките за набавки се главни вести, но често овие злоупотреби, особено во владините оддели, најчесто покажуваат висока вредност во долари, но честопати се помалку од половина од еден процент од вкупното трошење.
Како и да е, злоупотребата се случи, но може да се контролира со спроведување на соодветни внатрешни контроли за намалување на отпадот и злоупотребата.
Силната управувачка насока е од суштинска важност за успешна програма за набавки на набавки. Управувањето треба јасно да дефинира што е дозволено користење на картичката и да ги дефинира и да ги наметне казните за плаќање деликвенција, измама и злоупотреба. Се разбира, процедурите и ресурсите на задните канцеларии мора да бидат воспоставени за спроведување на контролите. Ако нема доволно ресурси за следење и справување со злоупотребите на картичката за јавни набавки, тогаш злоупотребите ќе продолжат и ќе се зголемат, бидејќи недостатокот на ангажман во програмата се гледа од страна на корисниците.
Кој добива картичка?
Друг негативен резултат во програмите за картички за набавки е дека компаниите мислат дека треба да им дадат картички на сите свои вработени кои купуваат. Ова не е случај; се издава набавка картичка е дадена доверба. Една компанија мора да може да му верува на корисникот на картичката, бидејќи тие всушност ги трошат парите на компанијата . Треба да постои процес на одобрување каде вработените треба да бидат избрани, разгледани и одобрени. Ако вработениот има лош кредит тогаш треба да им се даде картичка за набавка на компанија?
Наметнување ограничувања на трошоците
Како и секоја кредитна картичка, треба да има кредитен лимит за корисникот.
Компаниите со кредитни картички им даваат на сопствениците на картички ограничување врз основа на нивната способност за плаќање. За носителите на картички за јавни набавки, компаниите треба да им дадат на сопствениците на картички ограничување на трошоците што е соодветно на нивната позиција и веројатно трошење. На пример, лицето вработено како ИТ аналитичар може да се бара да купи печатарско мастило и мали компјутерски периферни уреди кои може да содржат само неколку стотици долари годишно. Ограничувањето на трошоците за овој вработен треба да го одрази ова и да не биде доделено граница за трошење од 2500 долари што може да му се даде на целиот ИТ персонал. Границите за трошење треба да се разгледуваат периодично, така што на работниците им се дава соодветно ниво врз основа на нивната вистинска потрошувачка.