Зошто земате записници од корпоративниот одбор?
Всушност постојат неколку причини за земање и снимање минути од вашите корпоративни состаноци.
Првата и најважната причина за запирање на состаноците е да имате евиденција за она што сте го одлучиле. Сум седнал на состаноци каде што никој не можеше да се сети на одлуката од одборот пред неколку месеци. Имате нешто во писмена форма за вашиот бизнис,
Втората причина за минути на корпоративниот одбор е за фидуцијарни и одговорни цели. Членовите на одборот се во позиција на доверба. Тие донесуваат одлуки за пари инвестирани од страна на корпоративните акционери и тие треба да бидат способни да докажат дека делувале мудро, во најдобар интерес на корпорацијата и без судир на интереси . Имањето записник за состаноци на одборот му помага на одборот да докаже дека дејствувал со добра волја и да избегне лична одговорност за нивните постапки.
Третата причина е за даночни цели. Корпорацијата е посебен ентитет од индивидуалните акционери. За да бидете сигурни дека ја чувате таа одвоеност, минути на состанокот на одборот обезбедуваат запис.
Без нив, УЈП или државни агенции може да го негираат даночниот статус на бизнисот. Корпорација која не покажува дека дејствува како ентитет одделно од сопствениците може да создаде тешка даночна ситуација.
Постои рамнотежа за бизнисите со кои се стремиме да се осигураме членовите на одборот да ја извршуваат својата должност и да бидат заштитени, против долгите, бесцелни состаноци на одборите кои го губат времето на членството.
Ние ќе одговориме на таа рамнотежа во оваа статија.
Сега кога разговаравме за причините за запирање на записникот за состаноци, тука се и некои грешки што ги прават компаниите, и некои размислувања за тоа како да ги коригирате.
Не креира и дистрибуира дневен ред пред состанокот
Друга голема грешка направена од страна на корпорациите на состаноците на одборот не е поставување дневен ред пред состанокот, а не распределба на агендата и релевантни документи пред состанокот. Агендата треба да содржи конкретни временски рамки за секоја точка на дневниот ред. Имањето конкретна агенда не само што го прави состанокот полесно, туку им овозможува на одборот (и секој што ги чита минути подоцна) да ја знае релативната важност на секоја ставка на дневниот ред.
Тоа не значи дека нешто не може да дојде на дневен ред, ако е важно и итно, но ставки може да се додадат на дневниот ред со гласање. И многу што е итно треба да се постапува од страна на директорите, а не одборот.
Недостасуваат важни делови на записникот од состанокот
Образецот за записникот за состанок на одборот треба да содржи:
- На датум, време и локација на состанокот
- Почеток и крај на времето, и времиња доделени на одредени точки на дневен ред
- Каков тип состанок на бордот - редовно, специјално или годишно (сите држави бараат корпорации да имаат годишен состанок)
- Кој беше присутен, истакнувајќи директорите, гостите и членовите на персоналот и кои членови на одборот не беа присутни. Мора да се забележат имињата на сите што доцнат или заминуваат рано.
- Одредува дали е присутен кворум. Кворумот обично се бара од корпоративните подзаконски акти за да се земат гласовите. Барањето за кворум обично е повеќе од половина од членовите. (За одбор од девет членови, на пример, пет членови мора да бидат присутни за кворум).
- Ако презентации ги даваат комисиите или други, ги вклучуваат имињата и насловите на презентерите.
Собирање минути премногу прецизни
Веројатно најголемите грешки прават да бараат детални информации за дискусии (понекогаш аргументи) и процеси. Состаноците треба да ги одразуваат резултатите од одлуките, а не кој рече дека во дискусијата. Да речеме дека вашиот одбор гласа за предлогот за продажба на нова линија производи.
Во записникот за состаноци треба да се каже: "Движење за додавање на нова линија на зачини. Движење примени и одобрени, со такво и така несогласување". Ако групата дискутираше, треба да ја запишете должината на дискусијата и да ја резимирате, но не треба да одите во детали за дискусијата.
Минути кои не се доволно специфични
На другиот крај на спектарот, неколку минути не се доволно специфични за да обезбедат информации и да ги задржат членовите од неволја. Доколку одлуката не е едногласна, запис за кои членовите на одборот не се согласуваат, кои се воздржаа (и забележете дали воздржаноста била поради потенцијален конфликт на интереси).
Додека вие не морате да го снимате ударот од секоја дискусија, или кој рече што. Но, во записникот треба да има доволно информации за да го одразуваат духот на дискусијата.
Состаноците на одборот премногу долго
Никој не сака долго состаноци, но постојат неколку начини за скратување на состанокот и записниците. Можеби сакате да го зачувате времето на состанокот на форумот со создавање на агенда за согласност. Во суштина, оваа агенда е листа на прашања кои може да се решат брзо без дискусија. Листата може да вклучува минути од претходниот состанок, финансиски извештаи и извештаи од комисиите или извршниот директор.
Агендата за согласност и извештаите и другите информации мора да бидат дистрибуирани пред состанокот, така што членовите ќе имаат можност да ги прочитаат. Потоа, на состанокот, агендата за согласност е дел од процесот на состанокот. Секој член на одборот може да покрене прашање или загриженост во врска со агендата за согласност, но ако нема проблеми, на дневен ред на целата согласност може да се гласа едновремено.
Погрешен тип на одлуки
Корпоративниот одбор донесува одлуки за севкупната политика. Секојдневните одлуки ги донесуваат директори на корпорацијата врз основа на таа политика. Понекогаш одборите се претеруваат и се обидуваат да донесуваат одлуки кои најдобро се оставени на раководството.
Не ги одобрува записниците
Тоа е примамливо, во метежот и вревата на состаноците на одборот, да заборавиме да ги одобриме записниците. Но, важно е да бидете сигурни дека записниците правилно ги одразуваат и писмото и духот на состанокот. Минутите се сметаат за "нацрт" до одобрување.
Не води евиденција за состаноците
По сите проблеми со кои ќе одите за да ги задржите доброто записници за вашата корпорација, не заборавајте да ги одржувате записите за корпоративни состаноци некаде безбедни и достапни. Поставете процес за чување минути во корпоративната евиденција или "во облак" во датотека заштитена со лозинка.
Заборавајќи да ја признае улогата на корпоративниот секретар
Повеќето од обврските кои се однесуваат на корпоративните минути се под доменот на секретарот на корпорацијата. Да се биде добар корпоративен секретар е уметност, и овие лица често не се доволно признаени. Кажете му "благодарам" на ова лице редовно.
Не вклучување на адвокат како советник на вашиот одбор на директори
Информациите во овој член не се наменети да бидат даночни или правни совети, а авторот не е адвокат. Дали вашата корпорација е приватна или јавна (со акции со кои се тргува со јавноста), треба да имате адвокат кој ве советува за тоа како да земате корпоративни минути и да присуствувате на важни состаноци на одборот за да бидете сигурни дека вие и вашиот одбор се заштитени.