Адвокатот доверба грешка што адвокатите не треба да ги направи
Додека постојат многу начини на кои доверливи сметки се лошо управувани, постојат три најчести грешки што адвокатите ги прават во управувањето со нивните IOLTA сметки.
"Позајмување" пари од сметката за доверба
Не постои легитимен начин за позајмување од доверливата сметка. Понекогаш адвокатите користат фондови за доверба пред да имаат право да го сторат тоа, додека во други ситуации користат средства кои никогаш нема да го стекнат правото на користење. Или приод ја отвора вратата за адвокатот да влезе во сериозни проблеми.
Постојат три начини на кои се случува неправилно позајмување од доверливата сметка:
Јавниот обвинител зема пари за сметка пред да биде заработен
Ова често се случува кога адвокатот има проблеми со паричните текови. Во оваа ситуација, адвокатот добил задржувач што го има (се надевам) да биде ставен на доверливата сметка, а адвокатот ќе има право да ги исплати тие пари за себеси како што е завршено. Сепак, адвокатот нема да ја заврши работата пред да мора да се плати некој изложен трошок - платен список, канцеларија кирија, трошоци кои се напредуваат во случај на необврзувачка такса итн.
Значи, адвокатот оди напред и зема повеќе од доверба отколку што тој или таа всушност има право да ја земе од доверливата сметка во тој момент во случајот.
Јавниот обвинител позајмува пари од средствата на клиентот со намера да го врати назад
Кога проблемите со готовинскиот тек се зголемуваат во потешки финансиски проблеми, а адвокатот има илјадници долари во клиент фондови кои седат на доверба, некои може да подлегнат на искушението да позајмуваат пари од доверливата сметка за да останат во живот.
Адвокатот може да го рационализира со размислување дека ако не може да ги плати сметките, тогаш не може да остане во бизнисот, и ако не може да остане во бизнисот, тој не може да се грижи за своите клиенти. Значи, тој зема малку пари од сметката за доверба само за да го одржи додека не се подобри паричниот тек. Адвокатот може да има намера да ги замени средствата што е можно поскоро, но ваквата ситуација обично снежни топки и завршува многу лошо за адвокатот - како и за клиентот.
Доверба кражба на краиштата
Оваа ситуација навистина не може да се нарече задолжување, и тоа не се однесува на измамите извршени на правни фирми. Во внатрешната ситуација на кражба на кражба, или адвокатот или некој што има пристап до доверливата сметка достигна точка на алчност или очај, дека тие едноставно одлучиле да земат пари што не е нивна. Адвокатите со проблеми со злоупотреба на дроги или зависници од коцкање можат да бидат особено ранливи на оваа грешка, но други пати тоа се случува поради причини кои не се појавуваат јасно. Ако е извршено од страна на адвокат, оваа грешка во довербата на сметката е онаа што најверојатно ќе стави крај на правната кариера. Но, дури и ако тоа е извршено од страна на адвокат или книговодител, адвокатот сеуште е оној на куката за отплата на средствата.
Помошник адвокат фондови со клиент пари
Втората голема грешка во адвокатската управа за управување со сметки вклучува застапување адвокатски средства со клиентски пари. Ова често се јавува поради недостаток на разбирање за тоа како треба да работи сметката за доверба.
Лора А. Calloway, консултант за управување со правни практики во Алабама членка Бар, рече: "Многу адвокати не разбираат што прави и не оди во доверба сметка. Некои се кандидира се, вклучувајќи ги и заработени такси, преку доверба сметка, со користење тоа е само едно општо списание за нивните фирми, а други се "чувари" без разбирање дека, барем во некои јурисдикции како Алабама, не постои такво нешто како неповратно задржувач, така што тие не ставаат депозит против идни работат на доверба како што треба, особено ако им е потребно сега за да ги запалат светлата. "
Некои од заедничките начини адвокатите ги спојуваат своите пари со клиент средства вклучуваат:
Еден провери за две цели
Адвокатот му кажува на клиентот дека судските трошоци ќе бидат 1.000 долари, а надоместокот за поднесување на судот ќе биде 200 долари, па клиентот му го испраќа на адвокатот чек за 1.200 долари. Некои адвокати ќе ја стават целата проверка во деловната сметка, бидејќи и поголемиот дел од парите одат кај адвокатот. Сепак, правилата за здружување на адвокатите бараат проверка да влезе во доверливата сметка, дури и ако адвокатот има право на целосна такса за адвокат, бидејќи делот од надоместокот за надоместок од таа проверка треба да се чува во доверба.
Лични средства кои се чуваат во доверба со клиентски средства
Некои државни адвокатски друштва им забрануваат на адвокатите да имаат какви било лични средства во доверливата сметка, додека други им дозволуваат на адвокатите да чуваат мала сума на сметката за да ги покријат трошоците поврзани со работењето на сметката (иако препорачаната практика е да ги одземе сите надоместоци за доверливи сметки од деловната сметка). Но, никаде адвокатот не смее да користи доверлива сметка како оперативна сметка, штедна сметка или место за криење на средства.
Понекогаш адвокатите едноставно не успеваат да разберат дека не можат да платат сметки, како што се канцелариските трошоци, директно од доверливата сметка, дури и кога проверките се пишуваат од средствата што веќе се заработени. Други пати адвокатите намерно ја злоупотребуваат доверливата сметка како начин да се сокријат средства. На пример, Calloway вели дека видела адвокати да стават лични средства во доверливата сметка за да избегнат плаќање на данокот на доход за даноци. Тоа е очигледна повреда на етиката.
Не отстранување на заработени такси или надоместоци од сметката за доверба
Calloway вели дека има видено некои адвокати кои ја користеле нивната доверба како штедна книшка за врнежлив ден. Наместо да ги отстрани сите надоместоци откако ќе бидат заработени, адвокатот одложува отстранување на парите од довербата за да го намали ризикот од трошење. Calloway вели дека ова е и лоша деловна практика, како и повреда на етиката. Додека државниот IOLTA фонд може да има корист од приходите од дополнителен интерес, адвокатот треба да ги префрли тие пари на деловната оперативна сметка или некој вид на штеден фонд.
Неуспешно правилно следење на клиентските средства
Третиот главен начин на кој адвокатите ги зафаќаат своите доверливи сметки е тоа што не успеа да води детална евиденција за трансакциите на доверба на секој клиент. Постојат неколку начини на кои адвокатите ја прават оваа грешка.
Не го ставаме името на клиентот во чековите за доверба
Додека повеќето адвокати се добри за чување на копии од нивните проверки на доверба, сите не се сеќаваат дека тие треба да го забележат името на клиентот или бројот на датотеката за секоја проверка кога е издадена. Иако може да биде лесно да се запомни зошто чек е напишан пред еден месец, можеби е тешко да се запомни зошто е напишано една година од сега.
Адвокатите кои мислат дека никогаш нема да имаат проблем да сфатат што е во нивната доверба сметки треба да се разгледа влијанието на катастрофални настани или природни катастрофи. И покрај тоа што не се случува толку често, понекогаш канцелариите за правни работи и сите нивни документи се уништуваат. Оган може да ги запали тие документи со хартија прилично брзо, како и уништување на хард дискот на компјутерот. Ураган или торнадо може да ги разберат сметките за сметки за милји. Овие работи се случуваат со адвокатите. Ако адвокатот треба да ги реконструира евиденциите за доверба во фирмата користејќи банкарски извештаи и копии од старите проверки нарачани од банката, задачата ќе биде практично невозможна, освен ако тие проверки не покажат чии пари се користеле во трансакцијата.
Не чување на индивидуална книга за секој клиент
Понекогаш адвокатите мислат дека можат да ги следат билансите на сметките на секој клиент во нивните глави. Во одреден момент, тие не можат. И дури и ако можат, што се случува со оние сметки на клиентот ако нешто се случи со адвокатот?
Calloway опиша ситуација со која се соочи кога адвокат чувал две сметки за доверба. Тој ќе користи една доверлива сметка за еден месец и ќе премине на другата доверба во следниот месец. Неговото верување беше дека со тоа што им овозможи на секоја сметка да достигне нула рамнотежа во текот на месецот што беше искористена, тој не би требало да ги чува поединечните доверливи книги за парите што останаа на сметката. Тој беше погрешен. Етичките правила бараат да се чува биланс на состојба за секој клиент, така што може да се идентификуваат специфични средства на клиентот.
За да бидат во согласност со барањата за здружување на адвокатите, адвокатите мора да водат евиденција за колку пари секој клиент има доверба во кое било време. Депозитите и расходите мора да бидат јасно следени на некој начин што го олеснува одредувањето на билансот на доверба на секој клиент. Инаку, би било лесно за пари на еден клиент да се потроши за случај на друг клиент.
Не ги балансираме салдото на индивидуалните клиенти со вкупната сметка
Адвокатите не треба само да се осигураат дека нивната целосна доверлива сметка е избалансирана на крајот на месецот, ниту пак треба само да се осигураат дека секоја индивидуална сметка на клиентот е избалансирана. Споредете ги двата заедно и билансирајте ги едни против други. Споредувањето на вкупните биланси понекогаш ќе открие сметководствена грешка направена на индивидуална сметка, каде што чек или депозит беше занемарувано. Овој едноставен чекор понекогаш ќе фати грешки кои би можеле да резултираат со проверена проверка на доверливата сметка.
Добивање помош
Некои адвокати ја сфаќаат нивната доверба сметки се зезнав, но тие не знаат како да го поправат проблемот. Едно решение е да се поврзеш со советник за управување со правна практика. Многу државни адвокатски здруженија сега нудат бесплатни совети за управување со правна практика на членовите на нивната адвокатска комора, а голем број советници за управување со приватна правна практика исто така ги нудат своите услуги за плаќање.
Некои адвокати може да се плашат да разговараат за ситуацијата со нивната доверба во која било адвокат, особено со адвокат кој работи за адвокатската комора на државата, поради задолжителните барања за известување за прекршувања на етиката. Меѓутоа, во многу држави, правилата за професионално однесување сега конкретно ги исклучуваат консултантите за менаџмент на правна практика да пријават вакви проблеми до нивниот одбор за етика. Нерино Ј. Петро, советник за управување со пракса за програмата за администрирање на адвокатската канцеларија на Државната каса од Висконсин, забележува дека иако правилата варираат од држава до држава, некои држави како Висконсин ги спровеле правилата за доверливост на адвокатите кои бараат помош од државната каса програма за помош за управување со адвокатска канцеларија (LOMAP).
Правилно раководење со доверба може да биде проблем, но губењето на законска лиценца за невешт евиденција би било уште полошо. Адвокатите кои имаат проблеми со менаџирањето на нивните доверливи сметки, треба веднаш да го решат проблемот со помош на квалификуван сметководител или од консултант за менаџмент на правна практика.