Лекции научени во планирањето и извршувањето на Ден на мајката на Y-ME
Планери за специјални настани - особено оние во непрофитниот свет - знаат дека организирањето на настан за прибирање финансиски средства е одлична идеја. Овие типови на настани, како и другите идеи за собирање на средства од заедницата, бараат планирање за наредната година да започне веднаш по завршувањето на оваа година настан за прибирање средства . Важно е да се разгледаат настаните и да се дискутира за тоа што добро се одвивало и што може да се подобри, додека настанот е сé уште свеж во умот на тимот.
Разговорите за успесите и подобрувањата осигуруваат дека овие функции може да бидат вклучени или подобрени за наредната година. Таквото проактивно планирање, исто така, додава вредност за спонзорите. И, неизбежно, сите успешни заеднички прошетки се надеваат дека ќе растат и ќе се шират од година во година.
Важно е да останете фокусирани на примарната цел за одржување вакви настани: прибирање финансиски средства. За оние планери на настани кои претходно се одржаа заедничка прошетка, едно од најважните времиња за планирање всушност се случува по завршувањето на прошетката. Со цел да дознаеме за многуте аспекти на планирањето и спроведувањето на прошетка со средства за собирање на средства од заедницата, ќе видиме дека зад сцената се гледа на Денот на мајката, организиран од Организацијата за рак на дојка во Чикаго.
Ден на мајката Ден на собирање на средства за рак на дојка
Y-ME беше основана од двајца преживеани од рак на дојка во 1979 година. Непрофитот беше најдобро познат по својата повеќејазична програма за рак на дојка за рак на дојка кај пациенти со рак на дојка.
Програмата се стекна со слава како единствена 24-часовна телефонска линија на бесплатна телефонска линија која е целосно опремена со преживеани од рак на дојка, кои се обучени врсни советници. Но, организацијата, исто така, организираше годишна прошетка на средствата на Денот на мајката, кои ги поддржаа нивните програми и услуги. Назад Во 2007 година, Y-ME привлече повеќе од 7 милиони долари со речиси 43.000 пешаци од 12 градови.
До 2008 година учествуваа 15 градови. За жал, Y-ME ги затвори своите врати во 2012 година, но наследството од годишниот прибирање на средства останува одлична студија на случај за планерите на непрофитни настани.
Голем дел од успехот на Y-ME за прибирање финансиски средства може да се припише на организиран пристап за планирање и прво да ги следи најважните цели. Лиз Клуг, поранешен директор на специјални настани на оваа организација, рекол дека по рекордна година во 2007 година: "Имаме план за разни точки во времето за време на процесот на планирање. Значи, ќе преземеме чекори за да ги промовираме оние најкритични точки на време за да бидете сигурни дека сме успешни. На пример, во град каде што за прв пат може да бидеме домаќини настан, ние мора да се фокусираме на тоа да бидеме сигурни дека имаме одлично место и место каде што луѓето ќе сакаат да се вратат. По патот, можеме да се фокусираме на кои продавници за кафе ќе ги испуштивме брошурите. "Да разгледаме како Кјуг и тимот за планирање на настани Y-ME организираа ваков успешен настан.
Планирање Чекор 1: Анализа на броевите
Хостирањето на заедничка прошетка или сличен настан бара да се соберат неколку различни цели на конституирање, но во крајна линија, здружението или добротворниот хостинг на настанот го прави тоа за да соберат пари за нивната кауза.
Затоа, првиот чекор во планирањето на следниот настан се случува кога тековниот настан завршува, а поголемиот дел од таа работа ги опкружува "броевите".
"Ние внимателно ги разгледувавме броевите по завршувањето на настанот", објаснува Лиз Клаг, "Ние ја споредувавме како ја направивме оваа година наспроти претходната [година]. Го разгледавме искуството на учесниците. Ние ги оценивме нашите категории на спонзорства. Ние одговоривме на било какви непосредни е-пораки за настаните. "Планирарите на настани, исто така, ќе преземат итни чекори за да ги уверат сите што се вклучени во настанот оваа година да продолжат следната година.
Клуг, исто така, ги ископал деталите. Во нејзините евалуации, таа гледаше на сè, од бројот на волонтери кои учествуваа во обемот на дистрибуирани маици. Таа потоа ќе се запраша дали е потребно повеќе или помалку за следната година.
Временска рамка за планирање
За оние кои организираат прошетка со средства за собирање средства од заедницата, важно е да знаете кои чекори треба да се постапува во различни периоди.
Повеќето непрофитни организации немаат луксуз на многу членови на персоналот и членовите на волонтерската комисија за да го водат успехот на настанот. Но, планерите признаваат дека мора да бидат сигурни дека тие тесно соработуваат со канцеларијата на градоначалникот на градот и одделот за јавни работи за да го добијат настанот во јавниот календар.
Клуг сугерира дека првиот чекор по анализата на минатогодишните бројки е да се фокусира на регрутирањето на претпријатијата. Ако настанот не е нова програма, важно е да се добие корпоративна поддршка за настанот следната година веднаш по завршувањето на годинешниот настан. "Ние се фокусиравме на обновување спонзорства кога го доставивме извештајот за завршување на настанот", вели Клег. Таа, исто така, ги нуди следните нагласувања за планерите заинтересирани за организирање на прошетка во заедницата како настан за прибирање финансиски средства:
- Идентификувајте ги корпоративните спонзори
- Развие програми за одење на одење
- Определи ги активностите за настани
- Започнете со регрутирање во пешачење
- Финализирајте логистика на настани
- Држи го настанот
- Држете го настанот "благодарам"
- Проценете и започнете понатамошен настан
Y-ME, исто така, ќе ангажира надворешна логистичка фирма која ќе се справи со многу од нејзините логистички барања. Но, еден од најкорисните беше спроведување на онлајн систем за регистрација.
Успех на системот за регистрација на интернет
Y-ME брзо дозна за важноста на користење на интернет за онлајн регистрација и оттогаш силно се залагаше за употреба на технологијата за онлајн регистрација и прибирање финансиски средства.
Тие инвестираа во онлајн систем за управување со конститутивните врски, за да служат како нивна веб-страница за трки во 2003 година. Овој тип на систем служи како личен веб-сајт за волонтерите да направат персонализирани апели за донации и други активности. Ги доловува информациите во единствена база на податоци и служи како алатка за одење на капетани на тимот за да ги поттикне своите членови.
Онлајн учесниците се зголеми од 4.000 на 11.594. Онлајн донации се зголемија од 5.000 до 19.650. Тимот Y-ME веруваше дека придонесе за постигнување на целта од 2,35 милиони долари, и како бонус, технологијата ги намали административните трошоци за околу 20.000 долари.
Таквиот систем, исто така, може да послужи како важна алатка за комуникација која им овозможува на организацијата да ги следи и да продолжи да ги вклучува конституентите надвор од самиот ден на трката.
Време за тркачки ден
Заедницата прошетки најчесто се закажани во утринските часови. Во зависност од сложеноста на знаците и локацијата, поставените настани за настанот може да започнат уште една недела пред настанот, при што повеќето активности се случуваат неколку дена пред да одат.
Кога Y-ME би планирал да учествува во нивниот годишен настан за прибирање финансиски средства, тимот обично ќе се обиде да ја ограничи областа каде што ја одржала прошетката, за да не бара значително време за ресурс за извршување на одредени оперативни задачи како затворање на улиците. Нивната прошетка беше генерално неконкурентна, така што исто така им помагаше на тие да не ги земаат предвид барањата потребни за поконкурентна трка.
Распоредот за самиот ден на трката обично течеше на следниов начин:
- Пристигнува тим за планирање на настани (2,5 часа пред одење)
- Волонтерска пријава (2 часа пред да одиме)
- Проверка и подесување на спонзорот (2 часа пред одење)
- Започнува регистрацијата (1,5 часа пред да одиме)
- Поставување на почетна линија (30 минути пред одење)
- Церемонии за отворање (10 минути пред одење)
- Започнува трката
- Започнува главната сценска забава (почнува 1 час по патот)
- Официјална главна сцена Забелешки (по завршувањето на прошетката, на 1,5-часовен знак)
- Програмата официјално завршува (почнува 3 часа по одење)
- Почнува дефект на настанот (по завршувањето на настанот официјално завршува)
Совети за планирање на прошетка во заедницата или водење
За оние организации заинтересирани за одржување заедница да одат или да трчаат за прв пат, Кљуг нуди неколку предлози кои ќе помогнат да се обезбеди успешен настан .
- Започнете со топли води, вклучително и добро поврзаните волонтери, спонзори или голем тим. Дефинирајте мерливи резултати.
- Оценете ги настаните на натпреварувачите во вашиот град / локација за да ги идентификувате нивните најдобри практики и области за подобрување.
- Работете со канцеларијата на градоначалникот и парковите за да разговарате за потребните дозволи и вашата логистика на настанот: време, локација, број на учесници. Бидете сигурни дека сте подготвени за тие состаноци.
- Разберете го вашиот буџет и осигурајте се да ги задржите вашите оперативни трошоци на 25-30% за нов настан. Некои добротворни организации ќе се залагаат за 15-20% од вкупните трошоци.
- Безбедни спонзори да апсорбираат 100% од оперативните трошоци на вашиот настан.