Кои се можностите за поставување на возен систем за мојот бизнис?
Работната сила на компанијата станува се повеќе мобилна, при што повеќе вработени секојдневно вози за бизнис.
Имате две алтернативи за вашиот бизнис : програма за возен парк на автомобили во сопственост на компанијата, или програма за надомест за вработените кои возат свои автомобили.
Програма за возен парк (автомобили во сопственост на компанијата) е привлечна опција за работодавците кои треба да обезбедат превоз за одредени функции, како што се сервисните камиони, комбиња, испорачаните возила или оние со други барања за опрема. Програмата за флота ја дава вашата деловна контрола и надгледување на работи како што се осигурувањето и одржувањето на возилото и способноста да се изберат особини на возилото што компанијата ги смета за важни. Тие вклучуваат функции како што се корпоративно брендирање, безбедносни елементи и телематика за да се добие 24/7 увид во тоа каде се наоѓаат нивните возила и се управувани.
Се користи програма за надомест за вработените кои возат свои автомобили компаниите кои не бараат посебни возила или камиони за своите вработени, како што се продажбата и услужните дејности.
Надоместот обезбедува флексибилност и избор за работниците, бара помалку внатрешна администрација и не бара однапред трошоци или одлив на капитал.
Што е важно во одлучувањето кој систем ќе го користите?
Без оглед на моделот - флота или надоместок - треба да ги надоместите вработените правилно за деловната употреба поврзана со нивните возила, или да се соочите со последиците, како што се скапи ревизии на IRS или, уште полошо, тужби за класа .
За програмата за возен парк, запрашајте се за примарна цел за програмата - како работник за работа (корист) или за обезбедување на транспортните потреби на вашиот бизнис. Ако вашата примарна цел е да обезбеди деловна алатка, таа треба да ви овозможи да ги намалите трошоците на возниот парк со обновување на трошоците поврзани со личната употреба на возилата на вработените.
Со програма за надомест, можете да одберете или рамнотежа за автомобил, програма за центи по километар или стандардна стапка на километража за да ги надоместите своите работници. Но, сите три од овие опции можат да предизвикаат компаниите да изгубат илјадници долари по вработен секоја година, бидејќи не точно ги земаат предвид трошоците на секој поединечен возач, како што се различните цени на гасот и бројот на милји што се движат.
Што е FAVR и зошто е тоа најдобрата алтернатива за надомест на километражата?
FAVR е постапка за приход од IRS која им ги надоместува вработените данок за фиксни и варијабилни трошоци поврзани со возењето за бизнис. Фиксни трошоци може да вклучуваат такси за осигурување, лиценца и регистрација, додека варијабилните трошоци вклучуваат гориво и одржување.
FAVR е најпрецизното решение за надомест, бидејќи обезбедува индивидуално надоместување на секој мобилен вработен врз основа на локалните трошоци на лицето и бизнис километражата, што може да варира од месец до месец.
Но, точното евидентирање на сите фиксни и варијабилни трошоци може да биде комплексен за администрирање - поради што повеќето работодавци не го користат.
Наместо тоа, многу работодавци се одлучат за поедноставни надоместоци за рамен автомобил како пристап "една големина одговара" (500 долари месечно по вработен, на пример). Но, овој метод не го зема предвид фактот дека две работни патувања не се исти, така што на двајца вработени не треба да се надоместат истиот износ. Надоместокот за програма на центи на километри е поправеден, но сепак не е точен.
Зошто стапката на километражата на стандардот IRS не е најдобрата алтернатива?
Повеќето компании ја користат стапката на бизнис километражата на IRS за да пресметаат што треба да се врати секој вработен поединец. Но, стапката на IRS не е потребна стапка на надомест затоа што се заснова на националните просечни трошоци за работа на возило во текот на претходната година.
Стапката на IRS е просечното време на трошоците користејќи податоци од претходните години, а не фактичка стапка на надоместок. Вработените би можеле да трошат повеќе за патување отколку што им се надоместуваат, или тие би можеле да бидат пренатрупани ако падот на цените на бензинот - и нема да се направат корекции во она што тие се платени, бидејќи тоа беше засновано на минатогодишните бројки.
Што повеќето компании се во ред кога станува збор за рамен автомобил надоместоци наспроти надомест?
Пензиските надоместоци не се фер кога станува збор за враќање на вработените кои живеат на различни локации. На пример, еден вработен може да живее во област каде цените на бензинот се 12 центи поевтини од цените во следниот град во однос на тоа каде живее друг вработен. Исто така, фиксните трошоци за деловно патување , како што се цената на премиите и даноците за осигурување на автомобил, значително се разликуваат по локација.
Другите трошоци за возење се разликуваат. На пример, премиите за осигурување на автомобил се разликуваат во голема мера од страна на државата, од 825 долари во Шарлот, Северна Каролина до 3.150 долари во Детроит, Мичиген. Даноците за истиот 21,000 $ седан чини 249 долари во Невада, но сепак може да чини околу 1,689 долари во Род Ајленд. Годишните трошоци за поправки не се исти во секоја држава, или, во просек, 393 долари во Њу Џерси, но само 270 долари во Вермонт. Плаќањето на истата паушална стапка на вработените кои живеат на различни локации целосно ги игнорира овие разлики.
Бидејќи додатоците за автомобили се третираат како компензација, тие исто така се оданочуваат и за работодавецот кој ги плаќа даноците на FICA (социјална сигурност и за плаќање на Medicare), како и за вработениот кој плаќа FICA и данок на доход. Ова значи дека компанијата плаќа надоместок за автомобилот плус придружен придонес од FICA, додека вработениот го зема дома износот за додаток за возилото, намалени за данокот на доход и нивниот придонес за FICA. Во режим на надоместок ослободен од данок, сакам FAVR, вработениот "зема дома" точно износот што работодавачот го надоместува.
Кои грешки прават компаниите во наплата за лична употреба на возило на флота?
Некои работодавци им дозволуваат на своите вработени да користат возила што се во сопственост на претпријатието, за да можат да ја користат нивната лична употреба. Но, ќе бидете изненадени од тоа колку компании не знаат дека оваа лична употреба е оданочена на работникот. Компаниите, исто така, немаат добар начин да се пресмета износот кој секој возач треба да го наплати за оваа оданочувачка корист.
Често пати организациите едноставно наплаќаат рамна количина за да ја покријат личната употреба на сите нивни возачи, без оглед на тоа колку лични милји возат. Ова може да биде голема монетарна предност за вработените кои користат флота возила доста за лична употреба. Но, вработените кои управуваат со возила на флота строго за деловна употреба и ги чуваат своите автомобили за лична употреба надвор од работните услови може да бидат неправедно презафатени.
Што се случува ако бизнисот точно не ги надомести своите вработени?
Погрешно надоместување на работниците за трошоците поврзани со бизнисот трошоците многу компании илјади долари секоја година (околу 3.000 долари по вработен секоја година, како што е пресметано од страна на Мотус). Сепак, ова не е ништо во споредба со трошоците за тужби за класните дејствија. Во последниве години, работниците успешно ги тужеа своите работодавци за дури 7 милиони долари за компензација на нееднаквите практики за надомест. Во државата Калифорнија, овие тужби брзо стануваат правило, а не исклучок, бидејќи Калифорнија за работни кодекс дел 2802 е особено строг.
Кодексот на Калифорнија гарантира дека "работодавецот ќе го обештети својот работодавец за сите неопходни расходи или загуби што ги направил работникот во директна последица од извршувањето на неговите должности". Ова работодавците честопати го толкуваат како ограничено на трошоците за опрема или алатки кои се користат на работното место, но сега се повеќе се користат во случаи на надомест на километражата (Пример за радио шок и играчки "Р" нас).
Програмите на флотата, исто така, доаѓаат со свои сопствени предизвици кога станува збор за прецизно наплатување на вработените за лична употреба на овие возила. Личната употреба на возилата на компанијата мора да биде соодветно документирана и вработените да се наплаќаат за лична употреба. Недоставените лични километража ги ставаат компаниите во ризик од скапи ревизии на IRS и може да ја чини компанијата во пропуштени наплати.
Кои се некои од ресурсите што можат да му помогнат на мојот бизнис?
Вашиот бизнис може да ја користи истата технологија која го зајакнува новото дигитално работно место за да ги следи трошоците за нивните бизнис трошоци. Еве неколку примери:
- Паметни уреди со GPS овозможуваат собирање и чување информации за работното патување на вработените
- Мобилни апликации за автоматизирање на следење на километражата на вработените и прецизно да ги објавуваат точните деловни, ментални и лични милји за секој вработен.
Со вистинските мобилни апликации и софтверска платформа, можете да ги елиминирате рачните задачи за возачите да ја зголемат продуктивноста, да ги намалат трошоците и да обезбедат усогласеност со IRS - сè додека стекнат увид во возачкото однесување и ефикасноста на мобилната работна сила.