Системот CCRRA - Снимајте, проверете, прегледајте, снимете, акт
Еве пет лесни чекори во креирањето на едноставен систем за водење на евиденција : Снимајте, проверете, снимајте, прегледајте, акт.
Прво, ПОГЛЕДУВАЈТЕ на информациите.
Ако тоа не е таму, тоа не постои. Додека го започнувате вашиот бизнис, станете навика да снимате сè, па станува автоматски. "Фати" е најтежок и најважен дел од процесот; тоа е прашање на формирање навика за собирање информации. Пратете го секој износ што го трошите за вашиот бизнис и секој износ што го земате како продажба. Не грижете се во овој момент да правите нешто со информациите. Само бидете сигурни дека сè што ќе го фатите вклучува (а) опис на предметот, (б) износот, и (в) датумот.
Второ, проверете за да бидете сигурни дека информациите се комплетни и точни.
На секои две недели, поминуваат еден час што минува низ сè и го проверува. Проверете дали сите информации што ги имате се подготвени за снимање.
Бидете сигурни дека сте ги вклучиле датумот и износот, и доволно детали за тоа што е трошокот за што можете точно да го снимите. На пример, белешка за "хартија, 3,55 $, 7/12" можеби нема да биде доволно информации. За што беше хартија? Дали е ова весник што го купивте за канцеларијата? Или си купил хартија од хартија за компјутерот?
Поставете одредено време за закажување со себе на крајот на наизменични недели (секој втор петок, на пример) за да проверите сè. Не чекајте премногу долго; колку подолго чекате да го направите ова, толку потешко ќе биде да се запамети и да собира информации.
Трето, запишете ги информациите за да ја зачувате.
Снимањето значи ставање на вашите финансиски информации во употреблива форма. Откако ќе се провери сето, предадете го на вашиот сметководител за да снимате или самите да го снимите. Направете го тоа месечно. Внесете ги информациите во табеларни пресметки или софтвер за сметководство. Можете исто така да најдете дека онлајн софтверот работи за вас, така што вие и вашиот сметководител може и да ги видите информациите и да дискутираат за тоа. Само бидете сигурни дека добивате сè снимено секој месец, за да можете да го прегледате.
Четврто, консолидирање и преглед на информациите.
Откако вашите финансиски информации ќе бидат снимени секој месец, испечатете четири извештаи:
- биланс на состојба
- биланс на успех (P & L)
- извештаи за стареење на побарувања , и
- извештај кој се плаќа.
За секој извештај, вклучете споредба со истите информации од извештајот од минатиот месец. Посебно внимание посветувајте на специфичните информации во рамките на овие извештаи.
Конечно, ACT, Врз основа на она што го знаете.
Во повеќето случаи, "ACT" може да значи ништо да не прави, ако сè изгледа добро.
Во други случаи, тоа може да значи промена. Креирајте "точки за активирање" каде што информациите ве принудуваат да дејствувате. Еве неколку предложени тригери:
- Биланс на состојба . Ако гледате обврски се зголемуваат секој месец за три месеци (што веројатно значи средства и / или трошоци, исто така, се зголемуваат), намалување на трошоците.
- Биланс на успех . Ако видите дека одреден трошок се зголемува како процент од продажбата, запрашајте се зошто се зголемува. Ако зголемувањето е потребно, можеби ќе сакате да ги намалите трошоците за други трошоци, за да го одржите нивото на профит.
- Стекнување стари сметки . Бидете насилни во движење по бавни обврзници. Колку подолго ќе го оставите неотплатениот долг, толку е помала веројатноста дека ќе ги добиете парите. Поставете систем за колекции, како што разговарав погоре, за да бидете сигурни дека сте платени веднаш и дека бавните обврзници не се оставени да се претпостави дека не сакате вашите пари.
- Сметки се плаќаат . Плаќајте што можете што е можно побрзо. Обидете се да платите рано за да добиете попусти. Ако не можете да ги плаќате сите ваши сметки, плаќајте ги оние што ќе предизвикаат казни или кои ќе влијаат на вашиот кредитен рејтинг. Дури и ако некој друг е одговорен за плаќање сметки, вие сте лице кое е конечно одговорно за обезбедување на вашите деловни долгови.
Дури и ако не сте запознаени со финансиските системи, треба да бидете во можност да го поставите овој во движење и да го задржите. Најтешкиот дел е собирањето на информациите. Откако ќе ја формирате навиката за собирање, ќе најдете дека остатокот ќе дојде заедно со него.
Запомнете, CCRRA - Снимајте финансиски информации за вашиот бизнис, Проверете ја секоја втора недела, месечно запишете и прегледајте ги информациите, а потоа постапувајте како што е неопходно за да ја одржите вашата финансиска состојба непречено. Ако го следите овој едноставен систем од пет чекори, ќе го минимизирате "ѓубрето" и проблемите што доаѓаат со него и ќе ја максимизирате финансиската ситуација.
Добро организиран финансиски систем ќе го одржува вашиот бизнис финансиски одржлив за многу години што доаѓаат.