Пример политика за да се користи како водич
Постои и ризик од кражба (интелектуална или физичка), саботажа, па дури и тероризам. Додека секоја организација бара нешто друго (канцеларијата на Fortune 50 HQ има повеќе посетители отколку мала продавница за производство на електроника) примерокот подолу ги опфаќа главните точки.
Политиките за пристап до посетители се развиени од страна на Секторот за човечки ресурси и повеќето HR професионалци имаат политика или знаат како да пишуваат. Ако не, тие можат да добијат еден од професионална организација како SHRM (Здружението за управување со хумани ресурси).
Пример за случај
Zipline International (фиктивна компанија) е успешна затоа што вработуваат талентирани професионалци и произведуваат водечки производи во својата индустрија. Бидејќи неовластени посетители можат да украдат интелектуална сопственост , да станат повредени во опасни производствени области или да предизвикаат штета на вработените. Zipline спроведува строга политика за пристап на посетители. Политиката оди далеку за да ги заштити трговските тајни и да ги заштити посетителите и вработените.
Проверете и проверете
Сите посетители мора да бидат регистрирани во софтверскиот систем за управување со посетители, кој го управува приемниот рецепционер. Системот ги евидентира името и припадноста на компанијата на секој посетител, како и целта и времетраењето на нивната посета.
Значка за посетители
При пријавувањето, секој посетител ја има својата фотографија и добива фото значка. Заедно со нивната фотографија, значката го прикажува името на посетителот и времетраењето на нивната посета. Значката на посетителот мора постојано да се носи.
Посетителите мора да бидат придружувани од вработените во спонзорирање на сите времиња
Сите посетители мора да бидат придружувани од работникот (ите) кои ги посетуваат за време на нивниот престој.
Ова барање не важи за посетителите од филијалите на Zipline. Може да се направат посебни договори за да се приспособат на изведувачите ангажирани за долгорочни задачи, но овие аранжмани мора да се расчистат со директорот за безбедност.
Фотографии
Не може да се фотографираат без претходна согласност од правниот оддел или директорот за безбедност. Освен тоа, фотографијата што е дозволена не може да се објави без претходна согласност од директорот за маркетинг.
Неоткривање
Сите посетители мора да потпишат НДА (договор за неоткривање) при пријавувањето.
Пристап за мрежен пристап
Посетителите на кои им е потребен пристап до интернет, имаат корисничко име и лозинка за безжичната мрежа на Zipline. Во ниеден момент гостинот не е дозволен пристап до интранет програмата на компанијата со нивниот лаптоп или друг мобилен уред.
Улогата на кат Маршал
Секој вработен кој ќе забележи посетител без значка веднаш треба да го доведе до вниманието на назначениот кат marshall за нивната област. Подот Маршал има прва линија одговорност за спроведување на политиката за управување со посетители. Во случај на евакуација во итни случаи, рецепционер од пред бирото ќе испечати листа на сите посетители и ќе ја достави листата до подножјето во областа за евакуација.
Кат маршали се одговорни за сметководство за сите посетители за време на евакуација.
Одрекување: Ова е примерок политика, и не претставува правен совет. Тоа само треба да биде почетна точка во креирањето на политика прилагодена на специфичните потреби на вашата компанија. Zipline International е фиктивна компанија (според моето знаење) и името беше искористено само како пример за пишување на оваа политика.