Покрај основните функции на канцеларијата, административниот асистент и извршниот секретар исто така се одговорни за пишување или подготовка на извештаи, организирање и закажување на состаноци, разгледување на дојдовните пораки за да се утврди нивното значење, подготовка агенди за состаноци на одборот, уредување на патувања, истражување, подготовка на кореспонденција и надзор и обука на службеници на ниво на помлади лица.
Овие улоги може да бараат различни нивоа на искуство и да имаат некоја од овие слични работни места:
- Административен асистент на ниво на влез
- Административен асистент
- Виш административен асистент
- Извршниот секретар
- Висок извршен секретар
- Office Manager
- Виш канцелариски менаџер
Забелешка: Правните и медицинските асистенти се сосема различни и бараат посебна обука што се бара во професијата во која тие работат.
Разлики помеѓу административните асистенти и извршните секретари
Улогите на извршните секретари и административните соработници значително се преклопуваат, а разликите во улогите може да варираат од страна на организацијата. Во некои случаи, извршниот секретар се фокусира на повеќе административни должности за менаџер или директори, како што се планирање на состаноци, планирање на патувањето, ракување со писмени комуникации, па дури и книговодство. Административниот асистент може да се фокусира на повеќе задачи за деловно работење и да преземе повеќе лидерска улога во некои капацитети, создавајќи агенди за состаноци или конференции, управување со буџети и ракување со продавачите.
Од административни асистенти може да се бара да имаат поспецијализирано образование во некои случаи каде што управувањето со деловните операции е критично.
Основни вештини за работа
И извршните секретари и административните соработници имаат основен сет на работни вештини кои се од суштинско значење во било која улога. Тие вклучуваат исклучителни организациски вештини, одлични пишани и усни комуникациски способности, како и силно внимание на деталите и професионализмот.
Тие мора да поседуваат техничко познавање со алатки за автоматизација на канцелариите, вклучувајќи софтверски најважни, како Microsoft Word, Excel и PowerPoint, како и сметководствени алатки како што се QuickBooks .
Административен асистент или извршен секретар во мала канцеларија
Во мала канцеларија, одговорностите на административен асистент или извршен секретар вообичаено се вршат од страна на разни канцелариски службеници. Некоја работа всушност може да биде направена од страна на извршните директори на самата компанија, а улогите на административниот асистент или извршната секретарка може да опфатат поголем број на одговорности колку што е потребно во помалата организација.
Административен асистент или извршен секретар во средна канцеларија
Како што се зголемува големината на компанијата, се зголемува потребата за лице кое е високо организирано и може да извршува широк спектар на задачи. Ова е особено точно за извршни директори кои раководат со компании кои бараат високо ниво на доверливост и интегритет за бизнисот што се спроведува.
Административен асистент или извршен секретар во голема канцеларија
Вообичаено е големата канцеларија да има неколку административни асистенти и / или извршни секретари. Во оваа големина на компанијата, обично е неопходно да има канцеларија менаџер кој го координира персоналот кој ги врши услугите на директори на компанијата.
Во некои случаи, административниот асистент ќе ја придружува извршната власт на долгите службени патувања, со цел да помогне во состаноците, распоредот и другите важни организациони задачи.