Планерите на настани и средби се очекува да придонесат или да пишуваат формални упатства за покани и материјали за состаноците, стимулативни патувања и други програми што ги организираат. Не мора да изгледа како огромна задача, но важно е да се следат одредени чекори за да се следи соодветната етикета за покана и да се избегнат недостасува важни детали за вашите гости.
Еве како:
Креирај тема за настан. Пред да напишете формални упатства за покана и материјали, планерите мора да се погрижат да имаат примамлива тема за програмата. Следните прашања ќе помогнат да се започне процесот на КОЛЕКТИВНО напад: Дали е конференција за образование, семинар или поттик? Каде се одржува? Што е уникатно за таа дестинација или место? Кој е груб распоред за настанот? Кои се некои од целите зад програмата? Зошто учесниците сакаат да присуствуваат? Овие прашања ќе помогнат да се воспостави одлична тема на настанот.
Направете електронска покана. Многу формални упатства за покани и материјали за големи настани сега се преместени во онлајн системите за регистрација поради обемот на важна логистика на настани кои мора да бидат фатени за време на процесот RSVP: правопис на имиња, информации за контакт, барања во исхраната, пристап со попреченост, детали за програмата, информации за активностите и многу повеќе. Забелешка: Помалку комплицирани настани може да користат една веб-страница или слика за графички дизајн испратена преку е-пошта за да ги пренесат деталите за настан и RSVP-контакти.
Направете печатена покана. Во зависност од природата на вашата програма или настан, вежбата за покана може да сугерира дека треба да пишувате формални упатства за покани и белешки за да ги известите вашите гости дека навистина го цениш нивното присуство. Ова е различно од настаните; наместо тоа, размислете за едноставна покана која им дава вредни информации на вашиот гостин, вклучувајќи го и домаќинот и неговата / нејзината титула, тема на настанот, датуми и / или време и контакти од RSVP.
Пишување на официјални покани за настани. Како дел од електронската покана, треба да наведете високо ниво на информации за програмата и настанот. На пример, ако ова е стимулативно патување или мулти-дневна конференција, ќе сакате да го вклучите следново: дестинација, главен хотел / конференција место, главна тема, звучници (вклучувајќи биос), распоред, активности, логистика и детали за регистрација. Писма и материјали за покана треба да им обезбедат на гостите причина да присуствуваат, и секогаш вклучуваат повик за акција.
Поканата етикета започнува со преглед на дестинација / место. Кога пишувате формални упатства за покани и материјали, секогаш е најбезбедно да се претпостави дека никој не бил на локацијата каде што ја хостирате програмата. Тоа значи дека треба да напишете краток преглед на дестинацијата и / или хотел / објект / место каде што се одржува програмата. Ако планирате повеќедневен настан, чувајте ја оваа информација на највисоко ниво, но бидете сигурни дека има доволно информации за да му дадете на гостинот уникатни увиди за местото и зошто тие треба да го инвестираат своето време таму со вас.
Етикетот за покана бара распоред на настанот. Ако планирате мулти-дневен настан како што е програмата за поттик, материјалите за покана треба да содржат колку што е можно повеќе детали за да можат гостите соодветно да го планираат своето време со вас. Тоа значи дека вашата покана треба да ги идентификува методите за пристигнување и времето кога ќе се очекува да учествуваат, времиња за деловни состаноци и активности (и изборот на активности), информации за оброци и информации за заминување.
Поканата етикета бара активности описи. Кога пишувате формални упатства за покана и материјали, дадете преглед на различните активности за да им помогнете на гостите подобро да одредат што се совпаѓа со нивните интереси. Дали вашата голф програма е 1/2 ден или цел ден? Што е "класата" на таа речна брзаци? Која е височината каде што се одржува настанот, и колку високо ќе ве води програмата за планински велосипедизам? Која е должината на времето за класа на сликарство и што ќе научат?
Етиката за покана бара информации за логистичка средба. Повторно, претпоставувајќи дека сте хостирано во мулти-дневна програма, гостите мора да добијат детали за секоја од следните ставки:
- Резервации за летови
- Регистрација на настани
- Резервации во соба
- Аеродромски трансфери
- Кодекс на облекување
- Времето
- Процедури за пријавување
- Не-надоместливи предмети
- Контакт со персоналот на домаќинот
Развијте ја последната агенда за настани. Ова ќе изгледа поинаку од првичните материјали за покана, но треба да им се обезбедат на поканети гости по пристигнувањето или непосредно пред да присуствуваат на настанот. Треба да содржи час по час (во ред е да се комбинираат часови) преглед на тоа што е закажано кога и каде. Ако имате истовремено закажани повеќе едукативни песни, корисно е да ги претставиме тие песни во групи, така што присутните знаат кои теми се закажани кога и каде.
Направете го добредојде писмо за настани. Многу планери се борат со она што тие информации треба или не треба да го вклучат во добредојдени писма. Најдобриот совет е да ја задржите поздравната порака едноставна и да ги споделите со гостите дека знаат дека се добредојдени и ценети. Етикетата за покана сугерира дека писмото треба да биде потпишано од официјалниот домаќин на настанот.
Една од најпознатите игнорирани ставки на поканата за настани е известувањето за заминување. Како дел од добредојденото писмо и прилозите за пристигнување, важно е да приложите детали за тоа како гостите ќе заминат.
Направете мени картички. Без разлика дали планирате појадок, ручек или вечера, гостите секогаш го ценат гледањето мени картички кои ги прикажуваат менито за секој курс на оброкот. Тоа им дава нешто за да разговараат кога се собираат со други на нивната маса и му дозволуваат на персоналот на чекање брзо да добие избор на мени од гостите, помагајќи да се одржи распоредот на вистинскиот пат. Забелешка: Ако планирате посебно изненадување за време на оброкот, како што е тематскиот десерт за некоја уникатна забава, корисно е да ги чувате овие предмети од менито за да го зголемите специјалниот ефект.
Направете благодарност картички за подароци. Без разлика дали тоа е подарок пристигнување или подарок од перница, секој дар за благодарност треба да има своја подарочна картичка. Тоа е можност да ги засилиме пораките "благодарам" и да ги направам вашите гости да се чувствуваат екстра посебен. Тоа е корисно да се вклучат текстот и пораките кои ја одразуваат темата на самиот настан.
Креирајте поединечни известувања за заминување.
На денот пред поаѓање, доставувајте известувања до соби за гости кои ги потсетуваат кога ќе заминат, вклучувајќи го бројот на летот и времето на заминување. Тоа дава можност да се поправат какви било грешки во последен момент, кои можеби биле превидени во текот на распоредот на логистиката.
Совети:
- Бидете сигурни дека имате одличен графички дизајнер и онлајн процес на регистрација. Се уште е предизвик денес што постојат многу различни системи за регистрација на настан , но тие или бараат многу прилагодување или користењето на трети лица системи се уште се сметаат за малку скапи за по покана основа. Затоа многу планери сеуште се потпираат на алатките и ресурсите што ги поседуваат дома.
- Најдете си одлична продавница за канцелариски материјал. Иако организациите се повеќе се придвижуваат кон употребата на електронски форми на комуникација, тоа сепак не го заменува влијанието што печатените покани и материјалите за настани ги испорачаат. Побарајте го канцеларискиот материјал кој ќе ја комплиментира вашата тема на настанот и ќе ги разликува стиловите на хартија и големини за да создаде повеќе интерес и драма. Вашите гости ќе го забележат напор.
- Направете дефиниција и реплицирајте од таму. Планерите треба да креираат шаблони за покана и материјали и да ги ажурираат новите настани од шаблоните на претходните програми и настани. Се разбира, треба да се изберат и да се користат нови канцелариски материјали, графики, текстови и сл., Така што секој пат е потребен одреден износ на прилагодување.