Веќе веројатно сте размислувале дали навистина треба да ангажирате и да платите друг член на персоналот за да помогнете во вашата работа. Пред да напишете опис на работното место и да започнете со интервјуирање, одвојте време за да размислите дали може да постигнете некои или поголем дел од функциите што може да ги користи административниот асистент или извршниот секретар со користење на технологијата.
Она што ја дели оваа канцелариска работа од другите канцелариски и рутински работни места е нивото на одговорност и доверливост поврзани со оваа позиција. Покрај основните функции на канцеларијата, Административниот асистент или Извршниот секретар исто така е одговорен за пишување / изготвување на извештаи, организирање / закажување на состаноци, разгледување на дојдовната кореспонденција за да се утврди неговото значење, подготовка агенди за важни состаноци, уредување на патувања и исполнување на празнините да стори сé што е потребно, како на пример поднесување за да ви помогне да бидете организирани и со тоа да се фокусирате на вашите работни обврски.
Насловот и платата за оваа личност одредуваат како ќе биде постара нивната улога:
- Административен асистент на ниво на влез
- Административен асистент
- Виш административен асистент
- Извршниот секретар
- Висок извршен секретар
- Office Manager
- Виш канцелариски менаџер
Како што се зголемува големината на компанијата, се зголемува потребата за лице кое е високо организирано и може да извршува широк спектар на задачи.
Ова е особено неопходно за извршните директори што ја водат компанијата со цел да одржат висок степен на доверливост и интегритет за бизнисот што се спроведува. Оттука, ова е критична позиција во компанијата и онаа што треба да бара внимателен опис на работното место и процесот на вработување.
Првата задача е да подготвите опис на работното место за новиот изнајм врз основа на областите на работа што вие, менаџерот за вработување веруваат најдобро може да се решат од некој друг за да продолжите со растот и управувањето со компанијата . Постојат различни верзии на описи на работни места, како на пример овој, но во крајна линија само вие знаете што ќе ви треба и затоа ќе биде потребно одредено ниво на прилагодување, со цел да создадете опис на работното место со кој сте задоволни и кој ги адресира вашите лични преференции.
Откако ќе создадете опис на работното место, пронајдете место за рекламирање на работата како што е на Indeed.com или Monster. Тоа е мое искуство дека кандидатите веднаш ќе почнат да аплицираат за позицијата ако сте го формулирале соодветно и го опишале типот на работното опкружување каде што ќе работат. Затоа, бидете сигурни дека описот на работата што е создаден не ја прави работата незаинтересирана.
Таа мора да биде добро напишана и привлечна за да ги привлече вистинските кандидати.
Откако ќе ги имате највисоките кандидати, следниот чекор е да ги интервјуирате, и идеално ова е интервју лице-в-лице, бидејќи овој кандидат, ако е ангажиран, ќе има висок степен на лице со вас и најдобро е да знаете дали постои што е можно поскоро. Користете ги овие прашања за интервју за да го водите процесот.
Наоѓањето на вистинскиот административен асистент или извршен секретар може да ја направи разликата во вашиот работен ден и во голема мера, колку е успешна ќе биде кога ќе имате време да се фокусирате и да управувате со вашиот бизнис.
Други описи на работни места:
Рецепционер:
Медицински секретар или извршен помошник:
Касиер :