Како, зошто и кога да се балансира фиоката со пари
Кога се испитува, најчестата причина за кражбата е недостатокот на соодветна постапка или контроли.
Процесот на броење на пари, усогласување на приходите и балансирање на фиоката на пари создава одговорност за трансакциите на денот. Овој систем за управување со готовината може да се креира во исто време со утврдени политики за чување . Многу од денешните POS системи (точка на продажба) имаат чекор по чекор инструкции за затворање (исто така познат и како балансирање) фиоката за пари за да го водат работникот.
Зошто баланс?
Управување со продавници или касиери може да повлече извештај за продажба во секое време за време на смена. Со додавање на готовина во фиоката на фигурата за дневна продажба, трговците на мало ќе знаат точно колку пари треба да бидат во касичката или POS системот во било кое дадено време. Ова е исклучително корисно:
- За да избегнете чување премногу пари на продажниот кат.
- Ако продавницата е ограбена.
- Кога клиентот се жали на премалку промени.
- За откривање на чести пречекорувања / недостатоци за одредени касиери.
- Да се отстрани искушението да се зема пари без документација од фиоката за пари.
Како да го балансирате фиоката со пари
Балансирањето на фискалната книга обично се случува на крајот од денот или на крајот на промената на благајната. Фиоката за пари и неговата содржина треба да се пренесат во канцеларија или во друга затворена област за да се подготви извештајот.
Ако балансот на фиоката по затворањето, уверете се дека поттешните светла за продажба се исклучени и вратата е заклучена. За многу продавачи, тие се во брзање и имаат тенденција да почнат да се затвораат пред продавницата всушност да е затворена. Ова не е безбедна практика. Меѓутоа, ако имате повеќе вработени во продавницата, можно е да затворите еден од регистрите за време на отворените часови.
Секое надминување и недостаток треба да се испитаат. Човечката природа треба да се земе предвид за помали грешки и мали количини. Со ова се подразбира дека едноставни пребројувања на промени се вообичаени при обработката на трансакцијата. Сепак, честите несогласувања може да бидат знак на кражба на вработените или може да укажуваат на тоа дека потребна е дополнителна обука за одреден благајник. Како по правило, сакате да бидете сигурни дека не повеќе од $ 2 е исклучено во текот на ноќта. Иако тоа зависи од бројот на трансакции тој ден (со други зборови, колку повеќе трансакции толку е поголема шанса за броење на грешки) правилото $ 2 е корисно.
Почетната парична рака се враќа во фиоката за пари и се складира за вечерта, додека депозитот е подготвен за банката. Сите лизгалки за кредитни картички, терминални извештаи и други потврди за регистар можат да бидат залепени на Извештајот за дневни парични фигури и поднесени по датум.
Поделба на обврските
За поголема одговорност, размислете да користите две лица за да го балансирате касата. Едно лице ќе го брои фиоката и ќе го креира секојдневниот готовински извештај, додека другото ќе подготви банкарски депозит. И двајцата членови на персоналот треба да го потпишат извештајот кој покажува дека се одговорни за прикажаните бројки. Додека ниеден систем не може да ја спречи измамата, оваа ревизорска трага ќе помогне да се обесхрабри дослух меѓу вработените.
На почетокот на следната смена, на секоја касиера треба да му се додели сопствената фиока за пари. Дали касиерот го пребројува готовината во фиоката за да го потврди почетниот биланс. Ако сте мала продавница со само еден регистар, пари најверојатно останува во фиоката преку ноќ. Ако ова е вашата ситуација, постапката е иста.
Една последна белешка: бидејќи човечката грешка е дел од играта, осигурајте се дека ги вклучувате разликите во вашите пари како дел од вашите извештаи за добивка и загуба.
Додајте линија кон вашите извештаи за добивка и загуба со кои буџет и прикажете загуба од погрешно пресметување. Ова е уште еден начин за ревизија и управување со загубата.