Да се организираме вклучува многу повеќе од само масивни купишта хартии и прашина од нередот што го имате на вашата работна маса. Организацијата вклучува создавање на системи и процедури за сите различни делови од вашиот бизнис; ова има потенцијал да ви помогне да станете попродуктивни и профитабилни. Идеите подолу вклучуваат некои од најдобрите начини на кои можете да станете поорганизирани во вашиот мал бизнис. Обидете се само за бавно и постојано подобрување или планирајте да го вклучите новиот организациски процес секој месец во вашиот бизнис.
01 - преземе контрола над трудовите и документите
Сега, кога имате подобра идеја за видот на документите со кои работите, време е да креирате - или да го подобрите - вашиот систем за поднесување на канцеларии. Сузан Вард составува корисен водич за создавање на систем за управување со документи кој може да ви помогне да креирате или фино нагодување на процесот на хартија и да го организирате.
Ако одлучите дека е време да почнете да се движите кон канцеларија без хартија ( прво прочитајте ги овие добрите и лошите страни ), тогаш можете да започнете со скенирање и дигитализирање на вашите сметки, користејќи онлајн фактурирање и услуги за плаќање како FreshBooks, преместување во програма за дигитален потпис како DocuSign , и користење на Облак за архивирање на податоци и архивирање. Ако собирате бизнис картички на настани во текот на годината, исто така може да биде добра идеја да инвестирате во скенер за бизнис картички, за да можете веднаш да ги дигитализирате информациите за контакт и да ги повлечете хартиените картички.
02 - Користете го правото алатки за продуктивност
- Контакт менаџмент. Од следење на вашите клиенти за да се потсетите на луѓето што ги среќавате додека се поврзувате, секој сопственик на мал бизнис има потреба од систем за управување со информации за контакт. Можете да се одлучите за сеопфатен систем за управување со односите со клиентите (CRM) како Salesforce, или за управување со помали размери можете да ја поставите постоечката апликација Контакти за да работат за вашиот бизнис.
- Состаноци и комуникација. Без разлика дали одржувате состаноци лице-в-лице, на телефон или преку видео-разговор услуги, постои начин да се направи процесот повеќе организиран. Можете да користите услуга како што се Do, за да ги организирате вашите состаноци поорганизирани - пред, за време и после.
- Сметководство и книговодство. Организирајте и рационализирајте начинот на фактурирање, исплата и управување со парични текови со алатки како Quickbooks Online, Xero и Wave.
- Патување и следење на трошоците. Можете да ги користите апликациите како Expedia и TripAdvisor за полесно патување. Потоа, еднаш на патот, апликациите како Expensify ви помагаат да ги следите трошоците и да известувате кога ќе се вратите дома многу поорганизирано.
- Управување со социјалните медиуми. Сите знаеме колку време може да се потроши на социјалните медиуми, ако не се приближувате на систематски и организиран начин. Ова е причината зошто алатките како Hootsuite и Buffer можат да бидат непроценливи за сопствениците на мали бизниси.
- Е-пошта за управување. Ако користите Gmail во вашиот мал бизнис, имате пристап до неколку Google екстензии кои брзо можат да го организираат вашето влезно сандаче. Ако користите друга апликација за е-пошта, пробајте SaneBox за автоматско филтрирање, потсетници и повеќе.
- Управување со проекти. Добра апликација за управување со проекти ќе ви помогне да ги следите задачите, да споделувате датотеки и да соработувате со соиграчи сите на едно место и тоа може да биде еден од најдобрите алатки што можете да ги користите за да ја организирате вашата работа. Обидете Basecamp или Asana за решение за управување со проекти "се-во-едно".
Продуктивноста е многу личен процес, а апликациите што ви се потребни ќе ви бидат специфични за работата што ја работите и за начинот на кој работите. Најдете време да ги истражите вашите потреби пред да додадете нова алатка во вашиот процес. Можеби нема да ви треба онолку колку што мислите. За повеќе инспирација на алатка за продуктивност, прочитајте го овој напис со 101 апликации за продуктивност за мали бизниси и истражете ги овие 27 апликации за заштеда на време .
03 - Земи го компјутерот организиран
Еве листа на работи што можете да направите токму сега за да го организирате вашиот компјутер и да се вратите во работна форма:
- Исчисти ја десктопот. Постојат неколку начини на кои можете да одите тука, и сето тоа зависи од вашиот стил на работа и како го користите вашиот компјутер. Можете да се ослободите од сè, од вашата работна површина, освен за вашата корпа за отпадоци (запомнете дека иконите на апликацијата на вашата работна површина се само кратенки - сите ваши вистински апликации обично живеат во вашата папка Апликации). Или можете да додадете неколку кратенки до вашите најчесто користени апликации и датотеки. Имам тенденција да згрешам кон првата опција, што е можно поедноставно, но често ја користам мојата работна површина за лесен пристап до датотеки во кои моментално работиме. Потоа ги преместувам во нивниот постојан дом откако ќе завршам.
- Поставете систем за дигитално поднесување. Зборувајќи за давање на вашите документи како постојан дом, ова е местото каде што креирате систем за поднесување што ви дава целосна смисла за да можете да ги најдете документите што ви се потребни кога ви се потребни. Овој водич за организација на датотеки и папки нуди голем број одлични совети кои ќе ви помогнат да започнете.
- Ажурирајте софтвер. Ако вашиот компјутер е поставен автоматски да ги инсталира ажурирањата на апликацијата и оперативниот систем, одлично. Ако тоа е рачен процес за вас, треба да проверите за надградби барем два пати, бидејќи многумина вклучуваат безбедносни закрпи. Потоа, еднаш годишно, прегледајте ги моменталните верзии на софтверот што го користите и донесете одлука дали е време за надградба.
- Скенирајте за вируси и проблеми со перформансите. Без оглед на тоа кој тип на компјутер имате, сите од нив можат да добијат вируси или малициозен софтвер (да, дури и Macs!). Ако имате компјутер базиран на Windows, овие совети за одржување на компјутерот од PCWorld ќе ви помогнат да го задржите вашиот компјутер здрави и да работат непречено.
- Потврди интегритетот на резервната копија на податоците. Вие ги поддржувате вашите податоци, нели? Ако не, прескокнете сè друго засега и направете го ова прво. Можете или да користите резервна копија на податоци базирана на облак како Carbonite, Backblaze или CrashPlan или можете да користите надворешен хард диск што го приклучувате во вашиот компјутер (јас ги правам и двете). Со било која опција, конфигурирајте ја услугата или да возите да вршат континуирани автоматски бекап за да не морате да правите ништо рачно. Потоа, еднаш или двапати годишно, одете во вашата резервна копија или подигајте и подигнувајте за да бидете сигурни дека сè е таму и да ви биде достапно ако треба да повлечете копии на вашиот локален компјутер.
- Вклучете го вашето сандаче. Многу сопственици на мали бизниси имаат врска со љубов-омраза со нивниот e-mail сандаче. Тие го сакаат тоа, бидејќи тоа е високо продуктивна и ефикасна комуникациска алатка; сепак тие го мразат, бидејќи брзо можат да излезат од контрола и да предизвикаат непотребни стресови . Постојат работи кои можете да ги направите за да го задржите вашето влезно сандаче во линија, како што се автоматизација, рационализирање на она што го добивате на дневна основа и ограничување колку често проверувате е-пошта во текот на денот. Прочитајте ја оваа статија за совети за управување со е-пошта, кои ќе направат вашето влезно сандаче моќна алатка за продуктивност, а не големо време.
Советите погоре ќе ви помогнат да го организирате вашиот мал бизнис веднаш, но запомнете колку брзо работите можат да излезат од контрола. Ги споделите овие активности со резолуција за брзо и лесно прегледување на вашите документи, алатки за продуктивност и компјутерски статус неколку пати месечно за да можете да останете организирани и да спречите нештата да достигнат огромни нивоа на неорганизираност.