Издавањето на овие картички на вработените значи дека тие можат да направат одредени трансакции во име на бизнисот, а подоцна да ги доставуваат сите сметки до главниот финансиски менаџер на крајот од секој месец. Како компанија, наместо да испраќате готовински аванси на секој вработен, корпоративните кредитни картички се покажаа како најдобра опција, бидејќи нема да бидете вклучени во неволјите за давање пари.
Сепак, пред да издавате корпоративни картички, треба да поставите мерки на претпазливост. Без да го стори тоа, постои можност некои вработени да ги злоупотребуваат деловните средства . Ризикот од неовластени купувања се зголемува кога корпоративните кредитни картички се во нивни раце, а не постојат заштитни мерки. Со цел да се контролира овој ризик, следните политики ќе помогнат:
На почеток, Поставете очекувања
Кога ги издавате картичките, препорачливо е да ги поставите и да ги информирате сите вработени за она што се очекува од нив кога станува збор за користење на картичката. Треба да воспоставите политика која сликовито ја објаснува одговорноста на имателот на картичката, видот на трошоците на кои треба да се користат картичките и видот на документите што треба да ги достават за секој трошок.
Ова е еден од клучевите работи кои секоја компанија треба да ги стави на местото, за да спречи како картата ја користи картичката. Без да го направите ова, вашиот бизнис ќе има дополнителни трошоци кои никогаш не биле буџетирани, што на долг рок ги зголемува трошоците за водење на бизнисот.
Бидете сигурни дека правилата за картичка се правилно разбрани
Како што знаеме, повеќето од вработените немаат култура на читање. Ова значи дека ако едноставно ги исцртате корпоративните картички на вработените со законска парична казна на правилата без да ги превземете за тоа како или што се очекува во однос на користењето на картичката, тоа нема да помогне, бидејќи многу од нив може да ја користат картичката без да ги прочитаат правила.
За да се избегне горенаведеното сценарио, добро е да организирате состанок со вработените и да ги преземете преку политиката. Откако ќе се направи ова, би било добро тие да го признаат разбирањето на политиката во писмена форма. Ова значи дека во случај вработен да оди против она што е наведено во политиката, мора да се преземат соодветни мерки.
Бидете подготвени за трошење
Понекогаш повеќето вработени имаат тенденција да одат против правилата и завршуваат трошење повеќе од она што е наведено во политиката. Со ова во твојот ум, добро е да се задржи блиски јазичиња за користење на бизнис кредитни картички . Главниот финансиски службеник треба да ги информира супервизорите во секој оддел дека ќе им биде дадена одговорност да ги надгледуваат вработените со картички во тој оддел.
Ова на некој начин ќе ја минимизира злоупотребата на картичките од страна на вработените. Кога вработениот знае дека постои некој кој троши картичка за трошење, тие ќе се плашат да се вклучат во сите недозволени купувања кои не се наведени во политиката.
Имаат заштитни мерки
Парите се економски ресурс, па оттука и многу малку. Ова значи дека кога вработен ги злоупотребува привилегиите за користење на картичката, товарот веднаш се пренесува од нив во компанијата. Имајќи го ова на ум, во ред е да ги ограничите трошоците за секоја картичка.
Оние на менаџерските позиции може да добијат повисоки граници во споредба со оние во пониските редови. Оваа мерка има за цел да го намали ризикот од неовластени трансакции. Лимитот на трошење никогаш не треба да се надминува и треба да се наведе во политиката. Доколку некој вработен ја надмине границата, дополнителниот износ треба да се одземе од нивниот платен список, плус казна.
Секогаш води годишен преглед
Програмата за кредитни картички на компанијата мора да се ревидира од година во година. Ова е затоа што одредени вработени може да се преселиле од еден оддел во друг сектор и бидејќи секое одделение има специфично ограничување на трошоците, потребно е да се направи годишен преглед на програмата.
Со тоа, исто така, им се овозможува на раководителите на одделенија да издаваат нови ограничувања на трошењето во согласност со одговорностите на секој вработен. Ако еден вработен работи во оддел кој веќе не треба корпоративна кредитна картичка, тогаш тој / таа може да биде отстранет од програмата.
Зголемете ја ефикасноста со тоа што ќе правите следење
Добро е да имате некој кој не е дел од вашата компанија, ниту пак имателот на картичка да направи резиме на трансакции во име на компанијата и да ги достави до вас на крајот од секој месец. Главната цел на ова назначено лице ќе биде да ги наведат имињата на вработените кои не даваат навремени објаснувања и изјави за нивната картичка.
Ова е лесен начин за да ги следите кои вработени се придржуваат кон политиките за картичка и кои не се. По одреден временски период, можеби ќе одлучите да избувнете камшик на оние вечни носители на картички кои секогаш одат против политиките или со земање на картички од нив привремено или дури и трајно.
Проценете ги изливите
Запомнете, вработен издаден корпоративна картичка треба да се користи само на одредени елементи кои се корисни за компанијата и никогаш не треба да се користат за купување на лични предмети, освен во случај на итност. Така, постои потреба да се следат сите трошоци кои секој вработен го користи на картичката на крајот од секој месец.
Ако еден или повеќе вработени ја користат картичката на лични предмети, треба да се направи темелна проценка за да се утврди дали тоа било поради итен случај или не. Доколку не е итен случај, треба да се преземат дисциплински мерки против сопственикот на картичката. Спротивно на тоа, ако тоа е резултат на вонредна состојба, направените трошоци ќе треба да се одземат од платата на имателот на картичката без какви било дисциплински мерки против нив.
Поделете го ризикот
Политиката за корпоративна картичка треба да осигура дека корисникот на вработениот е лично одговорен за сите салда на кредитни картички на сопствен ризик. Со ваква политика, компанијата ќе треба само да ги надомести средствата на поединечни картички според висината на одобрените трошоци.
Ова е она што го нарекуваме споделување на ризик помеѓу компанијата и вработените. Ова е добар начин да се справите со вработените кои имаат тенденција да ги купуваат личните работи користејќи ја картичката, бидејќи тие ќе добијат само сума што одговара само со одобрените трошоци.