Образецот I-9 исто така е основа за понатамошна проверка од страна на работодавачот, користејќи го системот Е-проверка .
Пред да започнете да го пополнувате образецот I-9
Имајте на ум копии од Формулата I-9 пред да започнете со вработување на вашиот прв вработен. Бидете сигурни дека ја имате најновата верзија на Формулата I-9. Сегашната форма, со датум на истекување на 31.03.2013 година, мора да се користи од страна на работодавците за да се потврди вработувањето по 7 мај 2013 година.
Копиите од образецот I-9 (PDF формат) се достапни од веб-страницата на Царинската и имиграциската служба на САД (USCIS). Оваа форма може да се пополни онлајн, а потоа да се испечати за потписи.
Формулата I-9 мора да биде завршена за време на вработувањето, а вие (работодавецот) мора да ги чувате сите Формулари I-9 за сите вработени. Ако образецот е целосно пополнет и сте ги прифатиле документите што ги доставил работникот, може да го отпуштите работникот ако дознаете дека вработениот погрешно го презентирал својот работен статус или дали обрасците што ги презентирал работникот не се валидни .
Завршување на Дел 1 - Информации и атестирање на вработените
Дел 1 го завршува работникот. Вработениот мора да содржи име, девица, адреса и датум на раѓање. Вработениот треба да вклучи број за социјално осигурување, но овој број е опционален, освен ако вашата компанија не го користи системот E-Verify.
Вработениот потоа го потврдува неговиот или нејзиниот статус - еден од следниве:
државјанин на САД
државјанин на не-државјанин на САД
Законски постојан жител (вклучувајќи странец)
Alien овластен за работа (вклучувајќи ги и Alien # или прием #) до (вклучете рок, ако е применливо)
Некој може да му помогне на работникот во пополнувањето на Дел 1 од образецот I-9. Секторот за подготовка и / или преведувач треба да го пополни помошникот. Бидете сигурни да го испечатите името и адресата на помошникот.
Пополнување на Дел 2: Преглед и верификација на работодавачот
Дел 2 е завршен од страна на работодавачот. Мора да ги разгледате потребните документи за да го потврдите и (а) идентитетот и (б) подобноста на работникот. Имајте на ум дека документите во Листата А, како што е пасошот на САД, го потврдуваат идниот идентитетот и работната способност. Документите од листата Б го потврдуваат идентитетот и документите во Листата C за да ја потврдат работната способност. Мора да имате еден документ од СЕКОГАШ од Листата Б и Листата В ако немате документ од Листа А.
Прифатливи документи
Листата на прифатливи документи е вклучена во формуларот I-9. Можете да најдете повеќе информации за прифатливи документи, вклучувајќи примери за документи, во USCIS Прирачникот за работодавачите.
Забелешка за картичките за социјална сигурност: Не можете да прифатите картичка за социјална заштита или картичка за социјално осигурување во која се наведува дека "не важи за цели на вработување". Отпечатоците од администрацијата за социјално осигурување кои покажуваат информации за социјално осигурување за вработените не се прифатливи замени за картичка за социјално осигурување.
Документи презентирани на вас за верификација мора да одговараат на статусот на подобност што го потврдува работникот. Ако документите презентирани до вас не се во согласност со статусот потврден од страна на работникот, не можете да ги прифатите. На пример, ако работникот потврди дека тој или таа е американски државјанин, но ви покажува "зелена карта", не можете да го прифатите документот.
Датуми на истекување на документи
Некои документи, како пасош или овластување за работа, имаат датуми на истекување. Документите кои истечеле не се прифатливи за верификација. Доколку документот истекува во иднина, мора да го прифатите, но направете забелешка за истекот на рокот во вашиот систем за водење евиденција за вработените. Ако документот истекува и работникот не обезбеди нов документ кој покажува иден рок на истекување, тој вработен повеќе не е квалификуван за работа во САД. Ако вашата компанија е проверена, може да биде предмет на парични казни и казни за продолжување на вработување на ова лице .
Само оригинални документи
Сите презентирани документи мора да бидат оригинали. Фотокопиите не се прифатливи. Ако имате прашање дали документот е копија, побарајте печат или печат од владина агенција на САД или од држава, округ или општинска владина институција.
Ако некој документ има поинакво име од името што го дава работникот на I-9, поставувајте прашања. Малите варијации на имиња на правописот се прифатливи се додека документот се чини дека е вистински и се однесува на лицето.
Откако ќе ги разгледате документите и ќе направите разумна определба дека истите се вистински (не копии или на друг начин сомнителни) и (б) се однесуваат на именуваниот работник, мора да потврдите дека сте под знак на вероломство дека, според најдоброто од вашето знаење , работникот е овластен да работи во САД. Вклучете го датумот кога вработениот почнал да работи за вашата компанија. Пријавете се, датум, испечатете го вашето име и наслов и вклучете ја адресата на компанијата.
Дел 3 Ажурирање и повторно верификација
Дел 3 се користи за ажурирање на информациите за документите кои истечеле и дозволува да се додаде нов датум на истекување на документот во формуларот.
Чување на копии од документи
Ако вашата компанија го користи системот E-Verify, чувајте фотокопии од сите документи. Ако не користите Е-Потврди, не треба да чувате копии од документи. Ако ги чувате копиите, направете го тоа за СИТЕ вработени.
По завршувањето на формуларот I-9 - Што да се направи
Вие како работодавец мора да чувате копија од пополнет образец I-9 за сите вработени. Не треба да го поднесувате овој документ на било која владина агенција на САД.
Деталите во овој член се предвидени да ви помогне како работодавецот во разбирањето на барањата за комплетирање на формуларот I-9. Тие не се наменети да бидат инклузивни. Бидете сигурни да го прочитате целиот I-9 документ за да бидете сигурни дека комплетно и правилно го комплетирате овој документ.
Исправување на грешки
Исправните грешки на формуларот I-9 во истото беше како и другите важни документи. Не користете бела боја или обидете се да ја избришете грешката. Стандардната постапка за исправување на грешките во важни документи е:
- Линија преку неточни информации (осигурете се дека информациите се уште може да се прочитаат)
- Направете промена
- Датум и почни ја промената.
Совети за пополнување на формуларот I-9
- Вие како работодавец може да назначите работник или некој друг за да ги комплетирате деловите на работодавецот од формуларот I-9. Но, ИНС вели: "Ако некој друг го пополни формуларот I-9 во ваше име, тој или таа мора да ги има сите I-9 одговорности".
Еден вработен може да добие помош за завршување на Дел 1. Осигурајте се дека помошникот го комплетира блокот "Подготвувач и / или преведувач" и има знак за вработениот. Повеќе информации - одговори на прашања во врска со формуларот I-9
Погледнете го овој напис со одговорите на вообичаените прашања за формата I-9 и верификација за подобност за вработување- Од вас се бара да ги заштитите приватните информации што ги обезбедуваат вработените во формуларот I-9 и на придружните документи. Користете ги овие информации само за цели I-9 и чувајте ги документите на безбедна, сигурна локација, како заклучен кабинет за датотеки, на кој има само неколку доверливи поединци.
- Некои државни агенции за вработување на САД можат да ја потврдат подобноста за вработување и да ги потврдат вработените што ги испраќаат до вас. Бидете сигурни дека добивате и чувате копија од сертификацијата од вашата држава во овој случај.