Испратено од масата на (Вметни Име)
Од време на време ќе добијам е-мејл од адвокат кој испраќа е-маил во име на неговото биро. Еве неколку проблеми со тој пристап кон е-пошта.
Прво, индексот на приказот на Inbox на повеќето системи за е-пошта нема да прикаже име кое долго ќе се прикаже. Повеќето луѓе само ќе видат дел од "од масата на", а можеби и неколку букви од името на лицето. Уште поважно, се чини глупаво и малку претенциозно. Бирото не испраќа пораки. Ако адвокатот сака да испрати е-маил, тој треба да биде во негово име.
Фенси ефекти
Некои адвокати сакаат да се креативни со појавата на нивните пораки. Пред некој ден видов блок потпис на адвокатот и за момент мислев дека имам проблеми со видот. Излегува дека матните букви биле намерни. Специјалните ефекти може да изгледаат забавно, но нешто што ги прави зборовите тешко да се прочита е лоша идеја. Особено ако она што е тешко да се прочита е името на адвокатот и е-мејл адреса.
Дури и полошо од специјалните ефекти на писма е кога адвокатите ги преплавуваат нивните пораки со уметничко дело или фенси графика. Ова ја прави пораката побавна да се преземе, побавно да се отвори, и уште повеќе да се чита.
Целта на е-пошта е да комуницира со информации, а не со уметничка вештина. Бидете едноставни.
Нема блок за потпис
Тоа не е толку тешко да се постави блок за автоматско потпишување во повеќето системи за е-пошта. Не мора да биде комплицирано, а мислењата се разликуваат во однос на тоа колку информации треба да се вклучат во потписниот блок. Некои адвокати ги претвораат своите коментари за е-пошта во мини-реклами кои излегуваат во секоја е-пошта, додека други имаат многу минималистички пристап со само нивното име и е-адреса или телефонски број.
Повеќето се стави некој вид на известување за приватност или правно одрекување на дното на подножјето. Сите овие се прифатливи употреби на блок за потпис на е-пошта. Она што не е прифатливо е да се праќаат електронски пораки кои не го идентификуваат испраќачот. Примачот на е-пошта не треба да претпоставува кој испратил е-пошта. Адвокатите треба јасно да се идентификуваат во секоја комуникација што ја праќаат, и ако адвокатот е паметен, е-поштата ќе вклучува и известување за приватност.
Пишување пораки додека се лути
Една од придобивките од стариот систем на испраќање писма до луѓето беше дека имало вграден период на "ладење" помеѓу кога ќе се напише писмо и кога всушност ќе излезе на примачот. Ако адвокатот сам го напишал писмото, сеуште би можело да седне на маса за неколку часа пред да замине во поштата. Ако е диктирана, до времето кога секретарот завршил да го пишува, адвокатот можел да добие нешто што го налутило на прво место.
Таа заштита не постои во е-пошта. Со е-пошта, адвокатот може да отпушти лута мисија во рок од неколку секунди од она што го предизвика гневот. 99,99% од времето ова ќе биде лоша идеја. Никој не мисли најчист кога е воден од гнев. Одете да направите нешто друго, и да се вратите назад во проблематичното прашање подоцна кога некои од гневот ќе се потрошат.
Тоа би можело да ја направи разликата помеѓу чувањето или губењето на клиентите, пријателите и парите.
Не прави навремени одговори
Некои адвокати сметаат дека старото "правило од 5 дена" за одговарање на бизнис кореспонденција исто така важи и за е-пошта. Тоа не е. Не е важно колку е неповолно, реалноста е дека луѓето очекуваат побрзи одговори на е-пошта отколку што прават со писмо испратено преку поштата. Ако некој клиент или друг адвокат испрати е-маил, обидете се да одговорите во рок од 24 часа доколку е можно. Ако тоа е комплицирана работа што во моментот не може да му се посвети соодветно внимание, барем испратете потврда и нека лицето знае кога да очекува одговор. Повеќето клиенти ќе ја ценат пријателската порака во која се вели дека е-поштата е примена и ќе се одговори во блиска иднина. Во услови на тишина, клиентот останува да се шпекулира за тоа дали адвокатот дури добил е-мејл, дали е одговор на патот или дали грижите на клиентот едноставно се игнорираат.
Погрешен примач во полето To
Една од големите работи во врска со авто-целосната функција на е-мејл-системите е тоа што им овозможува на адвокатите побрзо да најдат е-адреси на нивните клиенти или колеги. Еден од ризиците на авто-целосната функција е дека адвокатот кој не е внимателен може да испрати е-пошта до погрешната личност. Во некои случаи, ова би можело да биде не повеќе од ситни непријатности, но во некои случаи, тоа би можело да изнесува професионална небрежност. Не случајно е-пошта доверлив клиент комуникација на спротивната адвокат или дури и на друг клиент.
Користење на опцијата "Одговори на сите".
Противниот совет испраќа е-пошта до вас со предлог или ја потврдува својата позиција за некое прашање. Вие испраќате е-пошта до другите адвокати во вашата фирма вклучени во случајот за да разговарате. Наскоро се користи копчето "одговор на сите", при што никој не забележува дека спротивниот совет се префрла на внатрешната дискусија во вашата фирма. Се случува. Ако сакате да препраќате е-пошта за дискусија, отстранете ги информациите на испраќачот пред да ја испратите. И, секогаш кога ја користите опцијата "Одговори на сите", проверете ја секоја е-адреса во списокот на примачи пред да притиснете.
8. Невешт линии на теми. Запомнете дека нешто испратено до друг адвокат во е-пошта може да се испрати до некој друг. Размислете двапати пред да ги користите предметните линии како што се "мојот идиотски клиент" или "глупава наредба на судијата". Никогаш не знае каде може да слета копија од таа е-пошта. Исто така, не оставајте празни линкови празни, бидејќи тоа може да предизвика друг адвокат да не забележи дека постои е-пошта за вашиот случај. Едноставна тема на предметот "случај Паркерсон" или "Смит предложен договор" или кој било наслов е релевантен за содржината на е-поштата најдобро функционира.
И додека "идиотски клиент" може да биде најточен опис на содржината на е-пошта, тоа е лош избор за предметната линија.
9. Гледајте го тонот - и не ги погревајте другите. Кога луѓето зборуваат едни со други лице в лице, лицето знаци и вокални тонови обично се направи намерата на лицето јасно. На телефонски повици, гласот на лицето обично е доволно за да може да каже кога некој е саркастичен, шегуван или сериозен. Но, во е-пошта, тоа е опасно лесно да се целосно погрешно намерата на лицето. Бројни пријателства биле оштетени од страна на едно лице неправилно читање на намерата на друго лице во извештаи во е-пошта. И со адвокатите што се користеа за да се расправаат едни со други, лесно е адвокатот да биде брз да претпостави дека другата личност е непријателска или груба.
Како што беше дискутирано под "пишување на е-маил додека се лути", потрае неколку минути за да се олади пред да испрати одговор на е-поштата на непотребното.
По еден час поминува, може да сфатите дека целосно го прочитате на прво место. Немате одговор на активирање на коса за изјавите направени во е-поштата, и не отпуштајте одговор додека не разберете дали е можно испраќачот да има поинаква намера отколку што првично се појавил. Ако се чини дека изјавата може да се прочита на повеќе од еден начин, и еден од тие начини е ненавредлив, обидете се да му дадете на давателот корист од сомневањето пред да ја пресече главата со смртоносна е-порака.
Дали има други грешки на е-пошта на адвокат што би требало да направат Топ 10 листа? Кажете ни за тоа во форумот.