Не ја превидувајте оваа непроценлива алатка за успешен настан
Без разлика дали вообичаено започнувате со планирање на бизнис или сте искусен планер за настани, веројатно е дека сте запознаени со контролната листа за планирање на настани или барем ја слушнавте како референца за време на некој курс за планирање на настаните или за собирање на индустријата. Постои причина за тоа. Листата за планирање на настани е најдобар пријател на планерот, непроценлива алатка за успешно управување со вашите настани.
Забелешка: контролна листа за планирање настани е исто така позната како распоред за работа или критична патека.
Планирањето на настани е за планирање. Дури и најкреативната идеја за настан ќе пропадне ако не е добро испланирана и егзекутирана. Овде е местото за проверка на настани. Тоа е вашиот водич за останување организиран и на - или напред - на распоред кога жонглираат безброј одговорности и избрани детали во планирањето на успешен настан. И тоа е особено корисно кога управувате со повеќе настани. Забораването на една мала задача или заостанување во еден краен рок може да резултира со ефект на домино: други навидум неповрзани аспекти на вашиот настан може да почнат да се распаѓаат, еден по еден.
Затоа, не потпирај се на вашата меморија, лепливи белешки или карикатури на рамката за да го задржите вашиот настан за планирање бизнис да работи правилно. Научете како да составувате ефикасна листа за планирање на настани и наскоро ќе станат ваш нов најдобар пријател.
Пред да почнеш
За да започнете, расчистете некое време од вашиот распоред за да се фокусирате на настанот кој го планирате.
Потоа, расчистете го умот. Сериозно. Нема да гледате на телефон или да одговарате на е-пошта. Треба да го замислите овој настан од почеток до крај без прекин или одвраќање, така што ќе можете ефикасно да ги испланирате сите задачи што мора да се завршат.
Подготви се
Размислете за настанот кој го планирате и запишете ги сите детали што се потврдени: името на клиентот и информациите за контакт, датумот на настанот, локацијата, бројот на учесници итн.
Извадете календар и означете го датумот на настанот во овој календар со задебелени букви. Соберете ги сите други релевантни материјали - фотографии од местото на одржување, листа на угостители кои ќе контактираат - кои се дел од овој настан.
Оди Назад
Начинот на започнување на пишување на листа за планирање на настани е да работи наназад.
Гости доживуваат настан како еднодневен или повеќедневен собир со сè што се случува одеднаш. Како жива претстава што се појавува на сцената и е изведена убаво. Планирарите на настани ги гледаат настаните како серија помали настани кои се вклопуваат заедно како парчиња загатка за да кулминираат во финалниот настан. Значи, како планери, започнуваме на почетокот. Која е неколку недели или месеци пред да се случи вистинскиот настан.
Започнете на почеток
Кога одлучувате каде да започнете со пишување на вашата листа за планирање настани, размислете за поставување на цврста основа за вашиот настан. Пред изборот на шеми за бои и нарачување цвеќе, мора да се справи со основите. Од потпишување на договори до преговарање на блок соби, сè треба да биде напишано на вашата листа за проверка, без разлика колку е голема или мала. Клучот е прво да се грижи за сите задачи кои може однапред да се завршат за да се овозможи повеќе време во вашиот распоред за оние задачи што треба да се извршат што се појавуваат поблиску до датумот на настанот.
Некои примери на елементи кои треба да ги вклучите во листата за планирање на настани:
- Потпишајте договори (со клиент, место, продавачи, итн.).
- Потврди датум и време со место
- Закажете забава (бенд, звучник, итн.)
- Безбеден хотелски блок
- Покани за пошта
- Изберете мени
- Вработи почекајте персонал
- Потврди бројот на гости
- Прошетка низ местото
- Потврдете ја просторијата
Дозволи дополнително време
Со секоја ставка на контролната листа за настан, додадете дополнително време. Ако датумот за всушност пошта на поканите е 15 март, ставете ставка во вашата листа за да ги поканите подготвени за испраќање на 8 март, една недела пред. Тоа ви дава дополнително време, ако нешто се случи со поканите или ако сте зад планираното поради некоја друга причина.
Вклучете потсетници на вашата контролна листа
Не е доволно да се напише "потпише договор со снабдувач" на вашата листа за проверка, а потоа одберете ја кутијата кога ќе завршите.
Ќе треба да бидете сигурни дека угостителката добила примерок од договорот и исто така ви вратил потпишана копија. Така, за секоја голема ставка што ќе ја додадете во вашата контролна листа, вклучете потсетник. На пример, "Продолжи со угостител повторно: договор." Додај уште еден, подоцнежен потсетник кој гласи "Доби потпишан договор од угостител". Не е невообичаено да се справи со некоја задача и да се разгледа кога тоа навистина беше завршено само на ваша страна.